Презентация на тему: Управление проектами Теории, технологии, инструменты

Управление проектами Теории, технологии, инструменты

Контекст Управление проектами Что-то ещё?Управление процессамиУправление портфелем проектовУправление активамиУправление качествомУправление стратегией... далее:http://praxos.ru/index.php/Свалка_организационных_мод_и_поветрий

Управление производством и проектами Project management – не отличается от «просто» management?Внедрить управление проектами – это внедрить управление, не меньшеРазбираться нужно не только с теориями проектного управления, но и теориями менеджмента, а также теориями производства (operation management) – одновременно, в одной онтологии

Возможный вариант

О чем говорят Управление проектами в системной инженерии в версии ISO 15288Управление проектами в версии PMBoKУправление проектами в версии Prince2Управление проектами в версии TOC…Различные Теории (онтологии), Технологии (методы), Инструменты (софт)управления проектами.

Технологии и инструментыпроектного управления Нет общепринятой одной «технологии», их много разных (десятки), разной степени детальности, опирающихся на разные теории менеджмента в целом и управления проектами в частности.Технологии соответствуют разным международным стандартам (и сертифицируют их применение разные частные и государственные организации).Эти технологии существенно различаются онтологически (что такое «проект», что такое «проектные процессы», из чего состоит «проект», чем в «проектах» управляют, алгоритмы и частота планирования и т.д.). Инструменты проектного управления (софт) и наполнение используемых (информационных) моделей определяются технологиями (методами), а не наоборот.

Явно обсудить онтологию (проектного?) управления Слово «проект» и слово «управление» все понимают по-разному. Нужно договориться.

Проект онтологии PraxOS (частичной) ДеятельностьРазделение трудаКооперацияОрганизация vs. СообществоПланСтруктура (разбиение) работСвязи и взаимозависимостиРесурсыГрафик

Управление проектами в ISO 15288 В подгруппе «Управление проектами» две практики:Планирование проектаОценка и контроль проектаСпециально оговаривается: список проектных практик неполный, должен быть увеличен по потребности.Практика «Управление портфелем проектов» – в другой группе (организационного обеспечения проектов).

Практика «планирование проекта» (ISO 15288) Результаты :Планы проекта доступны.Определены роли, ответственность, подотчетность и полномочия.Официально запрошены и выделены необходимые для решения проектных задач ресурсы и услуги, Персонал проекта ориентирован в соответствии с планами проекта.Планы исполнения проекта приведены в действие.Мероприятия:Определение (полагание) проектаЗадачи и ограниченияОхватМодель жизненного циклаРазбиение работ на основании архитектуры системыПланирование ресурсовСоздание системы технического управления и управления качествомЗапуск проекта

Практика «Оценка и контроль проекта » (ISO 15288) Результаты:Доступны показатели или оценки исполнения проекта.Оценена адекватность ролей, ответственности, полномочий, а также ресурсов и услуг, необходимых для исполнения проекта.Проанализированы отклонения показателей успешности проекта.Уведомлены стороны, затрагиваемые состоянием проекта.При отклонении достижений проекта от запланированных целей определены и направлены корректировочные действия.При изменении задач или ограничений проекта или при выявлении ошибочности допущений при планировании инициировано перепланирование проекта.Утверждено решение о продвижении (или непродвижении) проекта от одной контрольной точки или события в графике к следующему.Задачи проекта решены.Мероприятия:ОценкаВоздействиеЗакрытие

ISO 15288 – «Процессный стандарт» Определены «практики»:Цели (зачем делать)Результаты (чего добиваться)Действия (что делать)Не определены и нужно выбрать:технологии и инструменты (как нужно делать)организация работ (кто делает, и как они координируются между собой)графики работы (когда делать)

Практика «Управление моделью жизненного цикла» (ISO 15288) выдает политики и процедуры работы в виде, готовом для использования в конкретных проектахОбеспечивает существование необходимых моделей Обеспечивает выбор необходимых технологийПрактики «Управления проектами» и их технологии определяются и закрепляются в распорядительной документации

Модель жизненного цикла электростанции – это модель «расширенной организации» (организации-на-контрактах) Для разных систем и разных этапов их жизненного цикла могут быть использованы разные технологии и инструменты проектного управления.Разным организациям нужно договориться о стыковке их проектов.

«Болото» стандартов управления проектами

Project Management Body of Knowledge (PMI PMBoK®) Самый распространенный в России стандарт, вплоть до незнания о существовании других («ксерокс фирмы кэнон»).Про управление 1 проектом (а не программой – множество проектов одной организации).Не технология проектного управления, ещё один процессный стандарт!Необходимо определить жизненный цикл (какой?)Необходимо определить заинтересованные стороны (какие?)Необходимо иметь 5 групп процессов (инициализации, планирования, исполнения, управления, закрытия проектов) (какие в них технологии?)Необходимо определить состав документации (а что в документах?)……Допускает самые разные технологии (например, CCPM с 2004г.), но все равно «тяготеет» к «водопадности», традиционной теории коммуникации, «термостатной модели» контроля. Нужно выбрать технологии логистики, организации взаимодействия людей и т.д. – PMBoK указывает именно на то, что их нужно выбрать, рекомендации по выбору минимальны (хотя используемый язык рекомендаций более совместим с одними технологиями, и менее совместим с другими).

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2 ®) Стандарт, предложенный правительством UK. Конкретизация положений PMBoK®Обязательный состав ролейОбязательно продуктное построение разбиения работ – PBS как основа WBSБольше похож на технологиюПро управление 1 проектом (а не программой – множество проектов одной организации).В основе работы с графиком – метод критического пути.Для «руководителей» -- подразумевает централизованное выполнение планов и модель термостата для их контроля.

Исполнение Классическая теория коммуникацииПроизводство – это выполнение планов. Лучшая коммуникация – это когда все молча выполняют спущенные им планы.Коммуникация рассматривается вне производственного процесса. Технологические схемы ее не учитывают.Учет ведется только производственных фактов – координация неформальна (подразумеваема).Теория коммуникативных актовАкты делятся на производственные и координационные. Координационные акты – запрос работы, обещание сделать, декларирование результата, акцепт, разнообразные отказы.Коммуникация необходима для координации, она встраивается в производственный процесс, поддерживается организационно и программно.Учет ведется как производственных, так и координационных фактов.

LastPlanner™ Применение к управлению проектами концепций бережливого производства (lean manufacturing), развитие идей Toyota. Множество академических работ.Широкое использование в строительстве, международное признание.Успешность сравнима с использованием TOC/CCPM.Акцент на коммуникации участников проекта – цикл «запрос-обещание-отчёт-подтверждение» (см. DEMO), коллаборативное планирование людьми, ведущими работы – «последними планировщиками»Конкретные методики планированияПредписанные уровни разбиения работ (проект, фаза, операция, процесс, шаг)Поздний старт работ – pullСкользящее окно планирования, составление графиков по фазам проекта

Теория ограничений/критическая цепь (ТОС/CCPM) Технология проектного управления на основе системной логистики.Лежит в основе P2M –широко используемого в Японии стандарта проектного управления.Оригинальные методики:Построение разбиения работ при планировании не глубже уровня работы одного ресурса (план, а не to do list)Составление взвешенных по ресурсам графиков (запрет мультитаскинга, поздний старт, критическая цепь)Сокращения оценок продолжительности работ (исключения индивидуальных резервов времени) и определения буферов времени на критической цепиУстановления ответственности исполнителей за общий результат Ежедневной коммуникации, отчётности и мониторинга исполнения (сколько осталось, а не сколько сделано)

Успешность TOC Академические исследования успешности (статистика). Результат одного из исследований (более 100 случаев использования теории ограничений):Среднее уменьшение времени производства: 66%Среднее улучшение точности соблюдения сроков поставки: 60%Среднее уменьшение уровня запасов: 50%Корреляция времени в производстве и уровня запасов: 0.77% (соответствие предсказанию теории ограничений о связи этих двух параметров)Среднее увеличение прибыльности: 68%

Проект или программа? Управления одним проектом не бывает: основные решения – это переброска ресурсов не внутри одного проекта, а между проектами портфеля/программы одной организации.Портфель/программа имеет принципиально другую природу:Нет времени начала и окончания. Проекты приходят и уходятресурсы существуют до и после проекта, их планирование должно обеспечиваться и до и послеМного больше стейкхолдеров, нежели в одном проекте: порождается мультитаскингЛогистика и закупки по факту выполняются в рамках программы, а не отдельных проектовРазные технологии проектного управления по разному учитывают существование программ.

Планирование проекта Традиционное («водопад»)Руководители («руками водители»):Делят людей на работников и руководителей.Руководители разрабатывают план, и «спускают» его выполнение для исполнения. Обещание работников выполнить «спущенные сверху» сроки подразумевается, вместо итераций – отчеты о выполнении планов. Пересмотр планов – необходимое зло.«Гибкое» (agile)Организаторы («организовать и уйти»):В управлении участвуют все.Обеспечивают сеть обязательств участников проекта в ходе итеративного коллективного планирования.На каждой итерации добиваются явного обещания выполнить работу. Пересмотр планов на каждой итерации подразумевается.Конкретные методы тяготеют к разным полюсам.

Шкала неопределённостиНеопределённые задачи, неопределённые способы решенияНИР“Софт” Определённые задачи и методы их решения“Стройка”Определённые задачи, неопределённые способы решения“Проектирование”“НИОКР”Неопределённые задачи, неопределённые способы решенияНИР“Софт”Жесткое планированиеВодопадная модельТОС/CCPMАдаптивное планированиеTOC/CCPMLast PlannerAgileГибкое планированиеAgileDSDM, XP

Планирование (как дизайн работ) «Черный ящик»Что выполняется «внутри ящика» неважно, важен результат.Работы разбиваются «первыми планировщиками» (которым самим не нужно потом эти планы исполнять), основа разбиения – функциональная.Традиционная коммуникация: «я начальник – ты дурак»Удобно для начальников («пользователей»). Контроль сроков и бюджета каждой работы.«Белый ящик»Что выполняется «внутри ящика» не менее важно, чем результат.Работы планируются с участием «последних планировщиков» (которые потом эти планы и исполняют), основа разбиения – конструктивная.Теория коммуникативных актов: коммуникация тоже планируется и обеспечивает координацию.Удобно для исполнителей работ.Контроль общего срока и бюджета выполнения всего проекта.

Контроль ТермостатЦель: нужно достичь плановых показателей.Отчетность: сколько уже сделано.Отслеживается и корректируется отклонение от плана.Научный экспериментНужно добиться наилучших результатов.Отчетность: оценка сколько осталось сделать.Деминговский цикл «plan-do-check-act»:Экспериментируй (plan-do), пока не получится (check), затем закрепи новую норму (act). И продолжай экспериментировать дальше.

Три типа консультантов Логистики: «Внедрение – это обеспечение надлежащего планирования и контроля исполнения планов».Организаторы: «Внедрение – это отношения людей. Нужно всех договорить, и само пойдет».Айтишники: «Внедрить софт, чтобы все им пользовались. В софте все предусмотрено».Нужны все три, и чтобы договорились.

Теории управления (проектами/производством) Предмет теорииПроект/производствоУправлениеПланированиеИсполнениеКонтрольВарианты теорий предметаТрансформацияПотокПорождение полезностиУправление-как планированиеУправление-как-организацияКлассическая теория коммуникацииТеория коммуникативного действияМодель термостатаМодель научного эксперимента

Три теории производства – три взгляда на проектное управление Производство/проект – это:Трансформация входов в выходы (Walras, конец 19 века). Основа для «процессного подхода», планирование MRP/MRP-II/APS и CPM (push-методы).Поток (Gilbreth, 1922) – логистика, Lean Manufacturing, теория ограничений, планирование LastPlanner, планирование CCPM, pull-методы.Порождение ценности (Shewhart, 1933) – движение за качество, agile, планирование Issue Tracking.Нужны все три взгляда (причем «трансформация» на базе процессной парадигмы, а не вещной – «работы»).Разные взгляды – разные технологии, разные (информационные) модели, разные инструменты.

Три основных «проектных» точки зрения Организация проекта (кто кому что поручил/пообещал) не видна!Должна быть еще одна точка зрения!Распределенная информационная модель(факты о проекте)Интеграция: ISO 15926/Gellish

Информационные модели в управлении проектами Координационная (факты о том, кто что кому обещал сделать, и сделал ли – формальные и неформальные контракты)Потоковая/логистическая (критического ресурсного пути: оценки запаса времени и ресурсов)Технологических процессов (необходимые технологические операции и правила их выполнения) и целевой системы (например, АЭС).И другие модели, это не полный список.Все эти модели (наборы фактов) должны быть интегрированы друг с другом (например, с использованием ISO 15926/Gellish).Технологии проектного управления и поддерживающие их информационные модели обычно встроены в самый разный софт и явно не обсуждаются.

DSM (design structure matrix) Граф разбиения работ представляется в виде матрицы – и можно легко увидеть циклы (взаимозависимости разного рода) и с ними бороться. Возможны варианты использования: матрица может представить зависимости друг от друга не только работ, но и людей, а также дизайна отдельных подсистем.При необходимости матрицу работ можно увидеть в привычном виде диаграмм Гантта, экспортировав в софт проектного управления.Особо эффективно использование в работах по проектированию и конструированию (подразумевающих «циклы» и высокую связность отдельных работ).

Софт для проектного управления Используемый софт накладывает ограничения на возможности использования отдельных методологийЕсть ли средства управления портфелем проектов (программой) с общими ресурсами?Есть ли инструменты создания, хранения и повторного использования шаблонов проектов?Поддерживается ли софтом коммуникация и коллаборация? На каких стадиях работы по проекту?Какие типы взаимозависимостей работ поддерживаются?Какие алгоритмы составления графиков реализованы? Есть ли алгоритмы выравнивания по времени? По ресурсам?Есть ли инструменты работы с буферами и вычисления их исчерпания?Легко ли пополнять состав работ? На каких стадиях работы по проекту?Легко ли вводить отчётность? А ежедневную? Какие есть алгоритмы консолидации отчётности?Легко ли синхронизировать информацию у индивидуальных исполнителей (в том числе off-line)?Возможно ли представление циклов (как в DSM)? Какие средства работы с неизбежным повторением работ?

Пример классификации софта: по алгоритму логистики Критический путь -- MS Project, Primavera и бесчиленное число других т.д.. Буфера не рассчитываются, работа с «плановыми датами», а не ожиданиями.Критическая цепь (CCPM) – Concerto, ProChain, SpiderProjectУчет циклов (Design Structure Matrix) – Acclaro, PlanWeaver, DeMAID/GA, ProblematicsIssue Trackers – JIRA, TrackStudio, Serena TeamTrack, IBM ClearQuestERP-системы («проекты – это такое одноразовое производство»)

Софт проектного управления – не только Project Management Solutions Достаточно ли выбрать между MS Project, Primavera, SpiderProject?НЕТ!Софтом проектного управления и информационных моделей проектных процессов являются:Схемы документооборота DocumentumWorkflows SP FoundationСистемы Issue Tracker

Основные рекомендации Признать неадекватность «чистой PMBoK» (внедрение PMBoK само по себе не гарантирует присутствие надлежащих методов управления проектами, но стимулирует использование устаревших и неэффективных методов).В проектировании использовать DSM и Agile-методы, специально предназначенные для проектирования.Для строительства использовать LastPlanner.Для обеспечения supply chain использовать TOC/CCPM.Использовать три группы консультантов: по людям, по логистике, по софту.Проверять софт на возможность поддержки выбранных методов проектного управления.

Спасибо за внимание Анатолий Левенчукhttp://[email protected]Виктор Агроскин[email protected]+7 (495) 748-5388Дополнительные материалы:http://www.praxos.ru