Презентация на тему: Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления

Введение Делопроизводство – деятельность, охватывающая вопросы документирования к организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документирование – процесс создания и оформления документа.

ДОУ – работа с готовыми документами, созданными учреждениями и полученными извне. Прием документов Распределение Регистрация Исполнение Контроль исполнения Формирование дел Подготовка материальных материалов к архивному хранению и использованию.

Документы и их роль Документы играют огромную роль в жизни общества. Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным способом, для ее передачи во времени и пространстве. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь значения: Политическое Историческое Юридическое Экономическое

способы документирования Информация – это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления. В настоящее время в управленческой практике используются документы созданные: Рукописным Машинописным Типографическим Компьютерным

Функции документа Все официальные документы имеют общие и специальные функции. Общие: Информационная Социальная Коммуникативная Культурная Управленческая Правовая Историческая

Классификация документа Деление документов на классы по наиболее общим признаком, сходствам, различиям. По наименованию, т.е. по назначению. По месту составления документы делятся на: Внутренние Внешние По количеству вопросов, включаемых в текст: Простые Сложные

Документы могут быть: Индивидуальные Типовые Трафаретные По происхождению: Служебные Личные По назначению: Подлинники Копии Выписки Дубликаты По средствам фиксации: Рукописно – печатные Графические Звуковые фотодокументы По срокам хранения: Постоянные( вечные) Долговременные Временные По юридической силе: Подлинные Подложные

Виды документов Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся па две большие группы. 1.Документы по общим административным вопросам, т.е по вопросам общего руководства предприятия и его производственной деятельности. Организационно – распорядительная документация: Организационная Распорядительная Справочно –информационная

2. Документы по функциям управления: Документация по финансово – расчетным, денежным и кредитным операциям (платежные поручения, счет – фактуры, акты, ревизии). Документация по поставке товаров и перевозке грузов (о снабжению и сбыту хозяйственные договора, претензионные письма).

Унификация и стандартизация документа Унификация документов – установление одинакового комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил составления, оформления и задания трафаретных текстов.

Стандартизация – это форма юридического закрепления, приведенной унификации и уровня ее обязанности. В России деятельность стандартизации координируется государственными органами стандартизации при этом оформляется виде: Межгосударственных( ГОСТ) Государственных(ГОСТН) Отраслевых(ОСТ) Республиканских(РСТ)

Основные Системы документации в рф Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной деятельности. Функциональные системы документации – это организационно – распорядительная плановая, отчетно – статистическая, финансирование материально – технического снабжения. Создание унифицированных систем документации – это одно из важнейших направлений автоматизации управленческих процессов.