Презентация на тему: Деловые коммуникации. Методика и тактика проведения деловой беседы и совещания

Деловые коммуникацииМетодика и тактика проведения деловой беседы и совещания

Проведение деловой беседы Основные этапы деловой беседы:Подготовительные мероприятияНачало самой беседыИнформирование всех присутствующихЗавершение деловой беседы

Подготовительные мероприятия Выбор места для проведения беседы: Оно должно быть спокойным, уединенным, но не интимнымДоговориться об удобном для всех времени встречиСоставить план деловой беседыСобрать всю необходимую информацию о второй стороне

Положение собеседника за столом Положение сотрудничества Данная позиция подходит, если стороны переговоров разделяют одну и ту же точку зрения Это наиболее удачная позиция для выработки совместных решений

Положение собеседника за столом Круглый столСоздает атмосферу дружеской неформальной беседы

Положение собеседника за столом Оборонительно-соревновательное положениеУчастники делового разговора сидят за прямоугольным столом друг напротив другаСтол является барьером и создается атмосфера конкуренцииПодходит для проведения переговоров

Положение собеседника за столом Угловое положениеДанное положение выбирают люди, находящиеся в дружеских отношенияхТакая позиция хороша для привлечения нового покупателя

Положение собеседника за столом Независимое положениеДанную позицию занимают люди, которые не хотят сотрудничать друг с другомОбычно так садятся в кафе, библиотеках, парках и т.д.

НАЧАЛО БЕСЕДЫ На начало беседы отводится обычно до 10-15% времениПриемы начала беседы:Прием снятия напряженности – комплименты собеседникуПрием «зацепки» - в процессе изложения проблемы найти зацепку и начать разговор Прием прямого подхода – сразу сообщается цель разговора и переход к обсуждению проблемы

Информирование присутствующих Для изменения мнения (или частичного изменения мнения) собеседника, смягчения противоречия существует аргументирование: доказательная аргументация – когда необходимо что-либо обосноватьКонтраргументация – опровержение доводов собеседника, спор

Логические методы аргументирования Фундаментальный – собеседника знакомят с фактами и сведениями, которые лежат в основе вашего доказательстваМетод извлечения выводов – четкая аргументация, которая выводится шаг за шагом посредством частичных выводовМетод «да, но…» - сначала Вы соглашаетесь с деловым партнером, но потом даете противоположное мнение

Спекулятивные методы игнорирования (уловки в деловых разговорах) Техника изоляции – выдергивание отдельных фраз из выступления и их пересказывание с противоположным смысломТехника изменения направления – собеседник переходит к другому вопросу, которые не имеет отношения к делуТехника ввода в заблуждение – деловой партнер собирает разную информацию, которая запутана и пытается ее перемешать

Ступени процесса аргументации Ступень главных аргументов – приподносятся в процессе аргументацииСтупень вспомогательных аргументов – подкрепляют главные аргументыСтупень фактов – доказательства для вспомогательных и главных аргументов

Методы убеждения Метод положительных ответов – построить вопросы так, чтобы на первые из них собеседник смог дать положительные ответыМетод классической риторики – сначала Вы соглашаетесь с собеседником, а потом неожиданно опровергаете информацию

Завершение деловой беседы Условия завершения деловой беседы:Беседа направлена в нужное руслоВсе приведенные аргументы убедили собеседникаСобеседник получил от Вас ответы на все вопросыВы получили всю необходимую информацию и сделали выводыСоздание благоприятной атмосферы для завершения деловой беседы

Деловое совещание Совещание - коллективное обсуждение тех или иных вопросов.Существуют различные виды деловых совещаний:диктаторские (начальник говорит, остальные слушают)автократические (руководитель задает вопросы каждому участнику и они отвечают)сегрегативные (доклад руководителя и некоторых подчиненных)дискуссионные (свободный обмен мнениями)свободные (совещания без председателя и четкой повестки дня)

Подготовка к проведению совещания Сначала принимается решение о его проведении, составляется повестка дня (все обсуждаемые вопросы), дата и время началаЦелесообразно указать продолжительность совещания, состав участников, подготовить помещения для проведения совещанияСостав участников – на совещание приглашаются те участники, присутствие которых необходимо, и которые вовлечены в решение рассматриваемых вопросовНеобходимо также подобрать правильное время для проведения заседанияВыступающим участникам необходимо заранее подготовить доклад

Проведение совещания Один из участников совещания ведет протоколВедущий, как правило, в начале совещания за короткое время оповещает еще раз о его цели, повестке дня, выработке возможных решений и порядке ведения протоколаВопросы в повестке дня формируется по степени важности и сложности. Первым лучше обсуждать недискуссионный вопрос, чтобы создать благоприятный психологический климатВыбирается стиль ведения совещания

Проведение совещания Чтобы деловое совещание было плодотворным ведущий должен уметь правильно организовать дискуссиюНеобходимо проявлять к участникам дискуссии деликатность, выслушивать их мнениеСпор между участниками должен иметь временные границы и не должен переходить на личность. В процессе спора необходимо убедить, а не уязвить, т.е. обидеть оппонента. Также к спору или дискуссии следует подготовиться, т.е. в свою защиту приводить весомые доказательства (факты, аргументы)

Психологические типы участников совещания позитивист спорщик словоохотливый расспрашивающий Также существуют и другие типы участников:агрессор – характеризуется тем, что критикует всех подряд удалившийся – не склонен обсуждать вопросы, перескакивает на личные темыадвокат дьявола - заведомо задает такие вопросы, которые ведут в тупик

Принятие решений на совещаниях Каждое деловое совещание завершается принятием тех или иных решений Этапы принятия решений:Создание благоприятной атмосферы для проведения совещанияОпределение проблемы Определение целей делового совещания Выработка альтернативВыработка совместного решения После принятия решений участникам совещания раздают поручения или ставят определенные задачи

Завершение заседания В завершении любого совещания всегда подводят итоги. Ведущему обобщает все положения, называет принятые решенияЗавершать заседание рекомендуется в четко назначенное время. Участники совещания должны уйти оттуда с чувством удовлетворения выполненной работы (их мнения выслушали, приняли во внимание, выработали коллективное решение)Все поручения, которые раздаются участникам совещания заносятся в протокол

Протокол совещания наименование учрежденияназвание документа (протокол)дата заседанияместо заседанияпредседатель (лицо, проводящее совещание)секретарь (лицо, которое ведет протокол)список присутствующих повестка дня (перечень рассматриваемых вопросов)текст (слушали-приняли)результаты голосования (необходим кворум)необходимые подписи