Презентация на тему: Нормативно - методическая база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства

Документ - это материальный объект, с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и в пространстве.

Функции документа Информационная;Организационная;Коммуникативная;Юридическая;Воспитательная.

Система документации- это совокупность взаимосвязанных документов , используемых в различных сферах человеческой деятельности.Унифицированная система документации – рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый для управления в определенной сфере деятельности.

Делопроизводство -это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство состоит из:Документирования - запись информации на различные носители по установленным правилам;Организации работы с документами - организация документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Система делопроизводства представляет собой совокупность:Общеизвестных принципов обработки документов;Приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Факторы, влияющие на систему делопроизводства Используемая нормативно-методическая база делопроизводства; Сложившаяся национальная традиция в работе с документами;Масштаб предприятия;Установленные руководством предприятия правила работы с документами;Квалификация работников делопроизводственной службы предприятия.

Нормативно-методическая основа делопроизводства –совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая основа делопроизводства регулирует:Правила оформления документов;Правила работы с документами;Обеспечение сохранности документов;Порядок передачи документов на архивное хранение;Работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);Внедрение новых информационных технологий в работе с документами;Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа…

Вопросы делопроизводства регулируются:Законами РФ;Государственными и отраслевыми стандартами;Общероссийскими классификаторами;Государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;Инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Основные стандарты, применяемые в нашей стране ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.ГОСТ 6.20.1-90 Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте (эдифакт). Синтаксические правила.ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

По видам деятельности: по административным вопросам; вопросам материально-технического снабжения;планирования; бухгалтерского учета; подготовки кадров;внешнеторговой деятельности...

По происхождению : Служебные создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

По месту составления: Внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие).Внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его.

ПО СПОСОБУ ФИКСАЦИИ ИНФОРМАЦИИ: письменные;графические;фото- , фоно- и кинодокументы.

По степени унификации: типовые;примерные (образцовые); индивидуальные;трафаретные (анкета, таблица).

По степени сложности: простые документы, содержат один вопрос, сложные, содержат несколько вопросов. ПО СРОКАМ ИСПОЛНЕНИЯ: срочные,несрочные.

По степени гласности: открытые; с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, конфиденциальные). По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные);подложные.

По стадиям подготовки: Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления.Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

Копия- идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.Отпуск – копия документа, остающаяся в делах организации, как свидетельство выполненной работы, изготавливается одновременно с подлинником и заверяется.Выписка из документа –заверенная часть текста подлинника.Дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По срокам хранения: постоянного срока хранения; временного срока хранения (до 10 лет, свыше 10 лет).

По характеру содержания: первичные;вторичные. ПО СТЕПЕНИ ОБЯЗАТЕЛЬНОСТИ: информационные; директивные.