Презентация на тему: Классификация и структура организационно - распорядительных документов

Классификация и структура организационно-распорядительных документов. гост р 6.30-2003

Организационно-распорядительный документ Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

ФУНКЦИИ: Создание организации, предприятия;Реорганизация организации, предприятия;Ликвидация организации, предприятия;Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;Распорядительная деятельность организации, предприятия;Организационно-нормативная регулирование деятельности организации, предприятия;Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

ГРУППЫ: ОРГАНИЗАЦИОННАЯ;РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ;ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ;ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.

Организационные документы комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организационные документы Устав; Договор;Структура и штатная численность работников; Штатное расписание; Правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале);Положения о структурных подразделениях; Должностные инструкции работникам.

Распорядительные документы Фиксируют решения административных и организационных вопросов деятельности организации;Регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Распорядительные документы: Приказы;Указания;Решения; Постановления; Распоряжения.

Информационно-справочные документы - документ, создаваемый в организации или поступающий в нее извне, содержащий информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащий основанием для изучения распорядительных документов.

Информационно-справочные документы: Докладная записка;Служебная записка;Объяснительная записка;Протокол;Письма;Телеграммы;Телефонограммы;Акт …

Документы по личному составу - подтверждающие место и стаж работы граждан и имеющие первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

Документы по личному составу: Приказы по личному составу, Заявления, Личные карточки, Справки, Автобиографии, Характеристики, Резюме…

ГОСТ. Р.6.30- 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Состав реквизитов документов; Требования к оформлению реквизитов документов; Требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением государственного герба российской федерации.

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» Обязательные реквизиты электронных документов:Код и наименование организации-создателя документа;Местонахождение организации организации-создателя документа или почтовый адрес;Код формы документа;Название документа;Дата подписания документа;Кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа.

01 – Государственный герб Российской Федерации;02 – герб субъекта Российской Федерации;03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);04 – код организации;05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт (ИНН / КПП);07 – код формы документа;08 – наименование организации;09 – справочные данные об организации;10 – наименование вида документа;11 – дата документа;12 – регистрационный номер документа;13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;14 – место составления или издания документа;

15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа;17 – резолюция;18 – заголовок к тексту;19 – отметка о контроле;20 – текст документа;21 – отметка о наличии приложения;22 – подпись;23 – гриф согласования документа;24 – визы согласования документа;25 – оттиск печати;26 – отметка о заверении копии;27 – отметка об исполнителе;28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;29 – отметка о поступлении документа в организацию;30 – идентификатор электронной копии документа.

Бланки документов - стандартный лист бумаги с нанесенным на нем наборов реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Бланки могут быть отпечатаны:типографским способом, средствами оперативной полиграфии;компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.

Для организации, её структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков: общий бланк;бланк письма;бланк конкретного вида документа

Примеры оформления общего бланка:

Примеры оформления бланка письма:

Примеры оформления бланка конкретного вида документа:

ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ При поступлении бланков: Наименование вида гербового бланка; Дата поступления; Номер сопроводительного документа; Наименование организации-поставщика гербовых бланков; Количество экземпляров; Серия и номера гербовых бланков.

ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ При выдаче бланков: Наименование вида гербового бланка; Количество экземпляров; Серия и номера гербовых бланков; Наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков; Расписка в получении; Примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Размещение реквизитов и их взаимное расположение Восемь стандартных положений табулятора:0 - граница левого поля; 1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля; 2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля; 3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля; 4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля;5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля;6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля; 7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля.

от 0-го положения (граница левого края) Название вида документа;Дату исходящего документа;Ссылку на индекс входящего документа;Заголовок к тексту;Текст (без абзацев); Отметку о наличии приложения; Наименования должности в реквизите «подпись»; Гриф согласования; Фамилию исполнителя и номер его телефона, заверительную надпись «Верно»; Отметку об исполнении документа и направлении его в дело; ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;Повестка дня (в протоколах).

От 1-го положения (5 знаков) Начало абзаца;Отметка о наличии приложения;СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ.

От 2-го положения (16 знаков) Индекс исходящего документа;Расшифровка подписи в первом грифе согласования;Переменная информация во вводной части актов и протоколов;Дата в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа».

От 3-го положения (24 знака) Название вида документа в продольном штампе;Расшифровка подписи исполнителя в реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

От 4-го положения (32 знака) Реквизит «Адресат»;Номер страницы в многостраничном документе.

От 5-го положения (40 знаков) Гриф утверждения;Второй гриф согласования;Надпись на приложении к документу с указанием номера приложения;Идентификатор электронной копии документа.

От 6-го положения (48 знаков) Расшифровка подписи в реквизите «Гриф утверждения»;Расшифровка подписи в реквизите «Подпись»;Отметка о поступлении документа;Отметка о контроле.

От 7-го положения (56 знаков) Слово «КОПИЯ»