Презентация на тему: Структура, реквизиты и правила оформления делового немецкоязычного письма

СТРУКТУРА, РЕКВИЗИТЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО НЕМЕЦКОЯЗЫЧНОГО ПИСЬМА

СОДЕРЖАНИЕ 1. Введение2. Общие правила оформления деловых немецкоязычных писем3. Оформление делового письма на фирменном бланке4. Структура:Адрес получателяГород-отправитель, датаЗаголовок письмаОбращение

Текст письмаОкончание письма или формула прощанияБлок подписиПриложение5. Нумерация многостраничных документов6. Оформление делового письма не на фирменном бланке7. Клише и выражения для начала и конца письма

ВВЕДЕНИЕ Образцовое письмо, как и личность, должно быть гармоничным и внешне и внутренне.Внутренняя сторона делового письма - это его содержание, хороший стиль и безупречное правописание. Внешняя - это соответствующая стандартам структура, правильность оформления реквизитов.

Оформляются согласноГерманскому промышленномустандарту 5008 (DIN 5008: Schrieb- und Gestaltungsregelnfür die Textverarbeitung) Рекомендуется использоватьшрифты Times или Arialразмером 11 или 12 птОформляются с одной стороны листаДля печати используется бумага формата А4 (DIN-A4)Длина печатной строки - от 163,8 ммдо 201,9 мм (отсчет ведется от левогокрая листа, а не от поля)Левое поле - 24,1 мм,правое поле - не менее 8 мм,верхнее и нижнее - не менее 20 ммОбщие правила оформленияделовыхнемецкоязычныхписем

ОФОРМЛЕНИЕДЕЛОВОГО ПИСЬМА НА ФИРМЕННОМ БЛАНКЕ Информация об отправителе (Absenderangaben) может располагаться в верхней и нижней части письма. В верхней части письма, как правило, размещаются логотип фирмы (Logo), название фирмы с указанием юридической формы (Firmenname mit Rechtsform), возможно указание отрасли (Branche), адрес фирмы или абонементный ящик (Firmenadresse oder Postfach), номера телефона, факса (Telefon-, Faxnummer), адрес электронной почты (варианты написания: E-Mail, Email, eMail, e-Mail), сайт Интернета (Internet).В нижней части письма содержится информация о точном адресе (genaue Adresse), если в верхней части вы указали только номер абонементного ящика, о директоре фирмы (Geschäftsführer), банковских данных (Bankleitzahl - BLZ, Konto-Nr.), названии и местонахождении банка, торговом регистре (Handelsregister), местонахождении суда (Amtsricht), филиалах(Filiale, Niederlassungen), представительствах (Vertretungen).

Современное немецкоязычное деловое письмо может содержать дополнительный информационный и коммуникационный блоки. Коммуникационный блок располагается напротив первой строки адреса получателя на расстоянии 125,7 мм от левого края листа.Информационный блок содержит регистрационный номер входящей корреспонденции (Ihr Zeichen) и дату входящей корреспонденции (Ihre Nachreicht vom (Datum)), на которую мы ссылаемся в данной исходящей корреспонденции: unser Zeichen, unsere Nachreicht vom (Datum).

Помните! В русскоязычном деловом письме или документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. В немецкоязычном делопроизводстве нет понятия «интервал», вместо него используется понятие «пустая строка» - Leerzeile.

АДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯANSCHRIFT Состоит, как правило, из 5 строк:

При указании вида отправки:

Обратите внимание на оформление номера дома и квартирыHotel SonnelustDirektionWaldweg 15D-00000 KölnParkstraße 16//W 15илиKonzernstraße 11-14Реквизиты адреса не отделяются запятыми

В адресе получателя может указываться академическая степеньDiplomß-Ingenieur - Dipl.-Ing.Diplom-Kaufmann - Dipl.-Kfm.Diplom-Kauffrau - Dipl.-Kff.Может указываться дипломатическая степеньProfessorDoktor

Обращение употребляетсяв винительном падеже(schreiben an Akk.). Предлогan опускается. Herrn ProfessorHans BergerHerrn Dr.H.MeierHerrn Dr.M.SchwarzRechtsanwälteABC GmbHDr.Anna SchulzFrau Dr.Erika KlausOrtmann&Philipp KGFrau Professor(in)Anna MüllerHerrn BankdirektorDipl.-Kfm. Wolfgang OttRegionalbank AGHerren RechtsanwälteDr.H.Meier und Dr.M.Schwarz

Заграничный адрес получателя оформляется латинским шрифтом и арабскими цифрами. Место назначения (Bestimmungort) и страна назначения (Bestimmungsland) печатаются заглавными буквами. Место назначения, по возможности, пишется на языке страны назначения (например, FIRENZE вместо FLORENZ). Пустой строкой эти реквизиты не отделяются.ABC GmbHFrau Dipl.-Kff.M.FlexMünstreplatz 80000 GENFSCHWIEZ

ГОРОД-ОТПРАВИТЕЛЬ, ДАТАORT UND DATUM При оформлении письма на фирменном бланке, содержащем дополнительный информационный блок, этот реквизит, а именно дата, оформляется под строкой «Unsere Nachricht vom…“ Berlin, 5. August 2003Berlin, 5. Aug. 2003Berlin, 05.08.2003Berlin, den 5. August 2003Berlin, 2003-08-05 (международный стандарт)При оформлении письма на бланке, не содержащем этого блока, данный реквизит будет размещен на уровне первой строки адреса получателя на расстоянии 100,5 мм от левого края листа.Точка после количественногочислительного указывает на егопорядковость. Запятая между названием города и датойобязательна.

ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА(BETREFF - ПОВОД, BEZUG -ССЫЛКА) Слово “Betreff” по современным стандартам не пишется. Betreffzeile указывает на содержание письма, стоит в именительном падеже.Bitte um AuskunftBewerbung um die Stelle der SekretärinДанная строка не подчеркивается, текст ее может выделяться жирным шрифтом. Первое слово пишется сзаглавной буквы, в конце строки знак препинания не ставится.Bezugzeile содержит ссылку на ранее полученную информациюIhr Schreiben vom…Ihr Angebot vom…Ihre Anzeige vom...

ОБРАЩЕНИЕ (ANREDE) Отделяется запятой, реже восклицательным знаком. Первое слово текста письма пишется со строчной буквы, если это не существительное и не местоимение Sie, Ihr. Стандартные обращения к организациям и фирмам:Sehr geehrte Damen und Herren,Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren,Geehrte Herren,Sehr verehrte Damen und Herren,

Стандартное обращение к одному лицу:Sehr geehrte Frau Müller,Sehr geehrter Herr Binder,Менее официальное обращение:Liebe Frau Müller,Lieber Herr Binder,Обращение с указанием академической степени:Sehr geehrter Herr Professor Schmidt,Sehr geehrte Frau Professor(in) Fritsch,Sehr geehrte Frau Dr.Flex,Обращение к адвокату:Sehr geehrter Herr Rechtsanwalt Hautmann,Sehr geehrte Frau Anwältin Olt,

Обратите внимание на то, что в адресе получателя указывается дипломатическая степень, а в обращении - нет: Anschrift:Herrn BankdirektorDipl.-Kfm. Wolfgang OttRegionalbank AGНе допускается такое обращение:Sehr geehrte Frau und Herr Barth,Anrede:Sehr geehrter Herr Ott,Правильным будет:Sehr geehrte Frau Barth,Sehr geehrter Herr Barth,

ТЕКСТ ПИСЬМА (BRIEFTEXT) Чтобы небольшой текст максимально занималпространство страницы, между абзацами может бытьоставлено 2 пустые строки,интервал - не одинарный,а полуторныйПрощание и подписьне переносятсяна следующую страницуБольшой текст распределяется нанесколько страницОформляетсяблочным стилемАбзацы отделяютсядруг от другапустой строкойДопускается выделение курсивом, жирным шрифтом,подчеркиванием

ФОРМУЛА ПРОЩАНИЯ(SCHLUSSFORMEL) Стандартные формулы прощания:Mit freundlichen GrüßenFreundliche GrüßeMit freundlichem GrußMit bester EmpfehlungMit den besten GrüßenМенее официально:Herzliche GrüßeBeste GrüßeHerzlichstНачинается с заглавной буквы,в конце знакпрепинания неставится.

БЛОК ПОДПИСИ (UNTERSCHRIFT) Лицо, занимающее более высокую должность, ставит подпись левееВ блоке подписи часто используются сокращения:i.A. - im Auftrag -по поручениюi.V. - in Vollmacht - по полномочиюin Vertretung -за (перед подписью)ppa. - per procura - по доверенности

ПРИЛОЖЕНИЕ (ANLAGENVERMERK) Может отсутствовать, так как не каждое письмо содержит приложения Слово «Anlage» или «Anlagen» выделяется жирным шрифтом либо подчеркиванием.

НУМЕРАЦИЯ МНОГОСТРАНИЧНЫХДОКУМЕНТОВ При оформлении многостраничного документапервая его страница печатается на бланке,а все последующие на чистых листах бумаги одинакового с бланками формата и качества.Нумерация страниц такого документа обязательна. Она начинается со второй страницы всего документа и приложения к нему. Номер страницы печатается на расстоянии 100,3 мм от левого края листа и оформляется следующим образом:-2-

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМАНЕ НА ФИРМЕННОМ БЛАНКЕ Этот способ оформления типичен, если отправителем является частное лицо. Адрес отправителя в этом случае не содержит коммерческого блока и оформляется в следующей последовательности:1. Vorname Zuname des Absenders2. Straße Hausnummer/Postfach3. Postleitzahl Ort4. Leerzeile5. TelefonnummerВсе последующиереквизиты имеютвышеописанноерасположение и оформление

КЛИШЕ И ВЫРАЖЕНИЯ ДЛЯ НАЧАЛА ИКОНЦА ПИСЬМА Wir bestätigen den Erhalt Ihres Briefes vom… - Мы подтверждаем получение Вашего письма от…Ich habe Ihr Schreiben vom… mit bestem Dank erhalten, und teile Ihnen hierauf mit, daβ … - Я получил с благодарностью Ваше письмо от… и сообщаю Вам, что…Mit Dank bestätigen wir den Erhalt Ihres Briefes vom… - С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от …Wir nehmen Bezug auf Ihr Schreiben vom… - Мы ссылаемся на Ваше письмо от…Bezugnehmend auf…/ Unter Bezugnahme auf Ihr Fernschreiben… - Ссылаясь на/со ссылкой на Ваш телекс…In Beantwortung Ihres Briefes… - В ответ на Ваше письмо…

Bezugnehmend auf…/ Unter Bezugnahme auf Ihr Fernschreiben… - Ссылаясь на/со ссылкой на Ваш телекс…In Beantwortung Ihres Briefes… - В ответ на Ваше письмо…Im Nachgang zu unserem Brief vom… - В дополнение к нашему письму от…Wir erwarten Ihre Antwort - Ждем Вашего ответа…Wir hoffen auf eine positive Antwort - Мы надеемся на положительный ответ…Wir danken Ihnen im Voraus für die Erfüllung unserer Bitte - Заранее благодарны Вам за выполнение нашей просьбыFür Ihre Bemühungen danken wir Ihnen. - Мы благодарим Вас за Ваши усилияWir bitten Sie, uns Ihre Entscheidung so bald wie möglich mitzuteilen - Просим сообщить как можно скорее о Вашем решении