Презентация на тему: Электронный документооборот в Украине
Внедрение электронного документооборота в органах государственной власти Украины Меня зовут Олейникова Юлия. Я менеджер проектов документооборота компании «Софтлайн». Разрешите представить доклад на тему « Внедрение электронного ДО в органах гос. Власти Украины
Опыт внедрения систем документооборота Кабинет Министров Украины Министерство финансов Украины Министерство экономики Украины Министерство топлива и энергетики Украины Министерство труда и социальной политики Украины Министерство транспорта и связи Украины Министерство культуры и туризма Украины Министерство семьи, молодежи и спорта Украины Министерство юстиции Украины Министерство образования и науки Украины Министерство обороны Украины Министерство по вопросам жилищно-коммунального хозяйства Украины Министерство охраны окружающей естественной среды Украины Главное управление государственной службы Украины Служба безопасности Украины Генеральная прокуратура Украины НКРЭ и другие Компания Софтлайн – один из ведущих украинских производителей информационных систем, программного обеспечения. Одно из направлений деятельности компании – создание и внедрение систем ДО. Мы имеет более чем 10 летний опыт внедрения таких систем. 70% наших заказчиков – это гос. Структуры. Список основных внедрений нашей системы ДО в гос. секторе вы видите на слайде. Мы прошли больший путь от автоматизации процессов регистрации документов в канцелярии до внедрения безбумажного документооборота в масштабах крупного учреждения
Основание для внедрения электронного документооборота Постановление КМУ №1153 от 17.10.1997 г. «Примерная инструкция по делопроизводству »; Постановление КМУ от 14.04.1997 г. №348-97 « Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления»; Постановление КМУ №1577 от 27.11.2001 г. О внесении изменений в «Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных ОИВ»; Постановление КМУ № 1453 от 28.03.2004 г. " Об утверждении Типичного порядка осуществления электронного документооборота в ОИВ"; Постановление КМУ № 1452 от 28.03.2004 г. " Об утверждении Порядка применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности"; Закон Украины № 852-IV от 22.05.2002 г. « Об электронной цифровой подписи»; Закон Украины №851-IV от 22.05.2003 г. « Об электронных документах и электронном документообороте»; Постановление КМУ № 733 от 17.07.2009 г. « Об электронном обмене служебными документами в органах исполнительной власти»; Приказ Госкоминформатизации №16 от 16.03.2010 г. « Требования к форматам электронного документооборота в органах исполнительной власти» Приказ Госкоминформатизации №18 вот 22.03.2010 г.«Временный технический регламент электронного документооборота в органах исполнительной власти» Приказ Государственного комитета Украины по вопросам науки, инноваций и информатизации от 27.10.2010 № 54 Говоря о системах электронного ДО в гос. Органах мы должны учитывать всю законодательную базу, регламентирующую требования к процессу как ДО в целом, так и электронного ДО. Системы, внедряемые в гос. Органах должны соответствовать приведенному списку норм. Документов
Условия для внедрения электронного документооборота Политическая воля руководителя Обеспечение необходимым оборудованием Создание внутренних нормативов по внедрению электронного документооборота Ввод в эксплуатацию системы электронного документооборота Обеспечение всего персонала юридически значимыми электронными цифровыми подписями
Этапы развития электронного документооборота в организации Автоматизация функций департамента обращений и контроля, делопроизводителей подразделений Автоматизация процесса регистрации документов Автоматизация обмена электронными документами Функциональность системы документооборота Доля электронного документооборота Автоматизация функций руководителей и исполнителей Электронный документооборот в организации Автоматизация бумажного документооборота Межведомственный электронный документооборот
Система электронного документооборота - это универсальное решение, которое позволяет организовать процесс электронного документооборота в организациях любого уровня и различных отраслей деятельности. Электронный документооборот: технологии и решения Основные технологии и решения, используемые в СЕД: Технология штрих-кодирования документов Потоковое сканирование и распознавание документов Унифицированные форматы документов. Применение ЭЦП для обеспечения целостности и достоверности документов в системе и при передаче информации. Нанесение электронных отметок на документ. Для более естественного представления электронного документа и быстрой адаптации сотрудников при переходе от бумажного к электронному документообороту используются электронные отметки, которые представляют собой аналог отметок, наносимых на бумажный документ. Который обеспечивает удобное восприятие и работу с документом. Например: формат PDF Гарантии информационной безопасности (уровень безопасности Г-2) Разные типы систем: Десктопное приложение; Web - ориентированное приложение. Web-решение дает возможность работать в ней, используя современные портативные устройства, находясь при этом в любой точке земного шара.
Электронный документооборот: «ЗА» и «ПРОТИВ» Доступность информации, прозрачное движение документов, нет необходимости хранить бумажные копии Резко ускоряется отработка документов, повышается продуктивность работы Повышается исполнительская дисциплина Автоматизируются контрольные функции руководителя Обеспечивается оперативная и в то же время одновременная коллективная работа с документами «ЗА» 1-й год 2-й год І кв. ІІ кв. ІІІ кв. ІV кв. І кв. ІІ кв. ІІІ кв. 23:57 14:17 8:35 5:49 2:07 2:04 1:59 Психологический барьер, связанный с отходом от классических бумажных процедур Юридические противоречия, связанные с одновременным существованием бумажного и электронного документооборота «ПРОТИВ»
Внедрение система электронного документооборота в Национальном агентстве Украины по вопросам государственной службы Первым опытом внедрения безбумажного ДО в гос. Органах Украины является Нац. Агенство Ук по вопросам гос. Службы (бывшая гл. упр гос. Службы)
Информация о проекте С 2009 года в Национальном агентстве Украины по вопросам государственной службы ведется электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи. Внедренная система соответствует уровню защиты информации Г-2. На сегодня 97,5% документооборота переведено в безбумажный вид. Обеспечен 100%-й безбумажный документооборот между центральным аппаратом и удаленными структурами. Интересный факт: По результатам анализа электронного документооборота Нацгосслужбы, в процессе согласования электронных документов за последние 6 месяцев было нанесено 59 тысяч электронных подписей!!! Очевидно, что без электронного документооборота, для сбора такого количества подписей специалистам пришлось бы каждый день проводить в очередях под кабинетами руководителей не меньше чем 1,5-2 часа, собирая не меньше чем по 6 виз ежедневно!!! Нацгосслужба перешла на систему базмумажного ДО в 2009 году. Этот уникальный опыт по инициативе Нацгосслужбы рекомендовано исподльзовать как типовое решения для распространения в органах гос. Власти. Соответствующие распоряжение Віце-прем'єр-міністра України зобов'язує винести на рассмотрение КМУ проект «Плану мепоприятий по переходу рганів исполлнительной власти к использованию безпаперового електронного документообігу до 2012 року» Система, используемая в Нацгосслужбе имеет экспертное заключение ДСТСЗІ СБУ щодо відповідності вимогам нормативних документів у сфері технічного захисту інформації в Україні. Реалізовані послуги забезпечують рівень гарантій Г-2.
Доля электронного документооборота в общем объеме документооборота На протяжении 2009 года Статистика взята с официального сайта Нацгосслужбы
Доля электронного документооборота в общем объеме документооборота На протяжении 2010 года
Внутренним приказом организации в 2009 году предусмотрена персональная ответственность, в частности за: - наложение собственных электронных резолюций без ЭЦП; отправку на рассмотрение неподписанных ЭЦП документов; задержку на 8 и более рабочих часов рассмотрения документа без уважительных причин; неподачу в определенные сроки Администратору информации, необходимой для работы системы, в частности информации по отсутствующим сотрудникам; неверное или неправдивое заполнение реквизитов проектов электронных документов; аудиты формируются на основе системного протокола всех операций, с электронными документами на основе аудитов определяется степень выполнения сотрудниками требований по отработке документов и выполнения контрольных показателей - по результатам аудита проводится оценивание персонала по 10-бальной шкале из расчета “10” – выполнение всех требований, а “0” – полное невыполнение среднее время отработки документов (сегодня не больше 2 часов) обеспечение 100% легитимности электронных документов и резолюций обеспечение процента ежедневно отработанных документов не ниже 90% мониторинг допущенных ошибок Повышение контроля исполнительской дисциплины 2. Проведение еженедельных аудитов 1. Контроль основных показателей качества 3. Мотивирование персонала 4. Внедрение персональной ответственности система ЭДО в Нацгосслужбе для контроля исп. Дисциплины используется следующим образом: На сегодня проводится контроль таких показателей как:
В организации формируется централизованная база документов, и информация о них доступна в любое время Руководство организации получает своевременную и объективную информацию о состоянии выполнения документов, решений и отдельных поручений Уменьшается время на выполнение рутинных операций, в том числе на поиск документов и связанной с ними информации Уменьшается количество просроченных заданий за счет разноуровневого контроля их выполнения Повышается прозрачность процессов документооборота Эффект от внедрения систем электронного документооборота
Мы несем ответственность за качество и защищенность наших решений ул. В. Стуса, 35/37 Киев, 03142, Украина тел.: +380 44 222-60-60 факс: +380 44 222-60-57 Конец Спасибо за внимание!
