Презентация на тему: Организация документооборота

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Документооборот

Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранениецель — обеспечение движения комплексов документов в процессе документационного обеспечения управления (ДОУ)задача совершенствования документооборота — организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ

качественные и количественные показатели оценки и анализа документооборота Качественные показатели:используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).Количественные показатели:объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день);удельный вес каждой группы документов или документопотоков в общем документообороте;плотность документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;физический объем конкретного документа — размер его текста;продолжительность документооборота — скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Определяется как время, затрачиваемое на прохождение маршрута документа

Принципы документооборота

Методы сокращения объема документооборота

1.1. Технология обработки входящих документов

Регистрация документов фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах:единая регистрационно-контрольная карточкажурнальная форма регистрации документов

регистрационно-контрольная карточка

пример журнальной формы регистрации документов:

1.2. Технология обработки исходящих документов

Операции обработки исходящих документов

1.3. Технология обработки внутренних документов

Внутренние документы документы, которые создаются организацией и остаются в ней. на стадии подготовки они проходят путь исходящих документов, а на стадии исполнения — входящих.распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам:к порядковым номерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» или «л»;порядковые номера приказов по административно-хозяйственной деятельности должны содержать соответствующие обозначения - «ад» или «ахд» и т.д.

2. Систематизация управленческих документов

Унификация документов -выбор рациональных структур построения документов, приведение их к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации построения Стандартизация - процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов

Принципы унификации и стандартизации документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности

Состав УСОРД: Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;Альбом унифицированных форм ОРД.

Альбом унифицированных форм документовэто сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.Унифицированная форма документаэто бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом. Табель унифицированных форм документовперечень разрешенных к применению форм документов. Табель утверждает руководитель организации.

Альбом унифицированных форм документов Унифицированные формы систематизированы по следующим подсистемам:документация по созданию организации;документация по реорганизации организации;документация по ликвидации организации;документация по приватизации государственных организаций;документация по распорядительной деятельности организации;документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации; документация по приему на работудокументация по оформлению изменений трудовых отношений;документация по увольнению с работы;документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;документация по оформлению поощрений;документация по оформлению дисциплинарных взысканий;документация по оформлению командировок.

Номенклатура дел это систематизированный перечень наименований дел, создающихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядкеявляется классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями

Формирование дел группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри негоработа по формированию дел состоит из следующих операций:раскладка документов по папкам (делам) и подшивка документов;расположение документов внутри дел в определенной последовательности;оформление дела.

Основные правила формирования дел

3. Опись дел

Экспертиза ценности документов определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их храненияпроводится в два этапа: в делопроизводстве и в архиве организации

Оформление дел Документы, отобранные в процессе экспертизы на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, сдают в архив организации. При этом дела в течение года после их завершения остаются на хранении в структурных подразделениях для использования в практической работе, после чего в течение года оформляются и готовятся для передачи в архив.Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится теми же сотрудниками, которые ведут формирование дел, под контролем ведомственного архива.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.При полном оформлении дел выполняются: подшивка или переплет дел; нумерация листов в деле; составление завершительной надписи дела (листа-заверителя), а в необходимых случаях и внутренней описи документов дела, оформление реквизитов обложки дела

Опись дела информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.