Презентация на тему: Автоматизация делопроизводства

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Возможности текстовых редакторов

Текстовые редакторы обеспечивают ввод, редактирование, форматирование (оформление) и сохранение любых текстов

Основные структурные элементы многостраничных документов: колонтитул – одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы;сноска закладка –определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя; перекрестная ссылка –текст, предлагающий читателю документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте;гиперссылки – связывают между собой документы, что облегчает переход от одной страницы к другой.

ЗАКЛАДКАГИПЕРССЫЛКА Для создания закладки последовательность действий следующая:выделяется элемент, которому следует назначить закладку, или делается щелчок в том месте документа, куда следует вставить закладку;в меню Вставка выбирается команда Закладка;в поле Имя закладки вводится или выбирается нужное имя. Имя закладки должно начинаться с буквы. В нем могут использоваться цифры, но не должно быть пробелов. Если требуется разделить слова в имени закладки, пользуются знаком подчеркивания;нажимается кнопка Добавить. Для создания гиперссылкипоследовательность действий следующая:в тексте документа выделяется ключевое слово или объект (в том числе графический); выбирается команда меню Вставка —> Гиперссылка или инструмент Добавить гиперссылку на стандартной панели;выбирается файл, с которым осуществляется связь, и нажимается кнопка ОК. после щелчка мыши по гиперссылке происходит быстрый переход к нужному файлу.

документ специального типа, который содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях и т.д. позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование ШАБЛОН При изготовлении собственного шаблона бланка организации необходимо:установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей);поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требованиям нормативных документов;сохранить разработанный бланк как шаблон.

ФОРМЫ Чтобы создать шаблон, надо открыть диалоговое окно Создание документа с помощью команды Файл —> Создать и установить в нем переключатель Шаблон.Поля формы создаются с помощью панели инструментов Формы. Она открывается командой Вид —> Панели инструментов —> Формы. Панель инструментов Формы содержит следующие элементы: текстовое поле, флажок, раскрывающийся список, параметры поля формы таблицу, рамку, затенение полей формы, защиту формы. В программе Word возможны три вида полей формы: текстовые поля служат для ввода строк текста; флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос; раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов.Чтобы при заполнении формы данные можно было вносить только в поля формы, производится Защита формы.Для использования формы надо дать команду Файл —» Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа соответствующий шаблон. Заполнив шаблон, результат работы можно сохранить в виде обычного документа.

ОГЛАВЛЕНИЯ для оформления заголовков текста следует использовать специальные стили;установив курсор в то место, куда будет вставлено оглавление, следует дать команду Вставка —> Оглавление и указатели. В диалоговом окне Оглавление и указатели надо выбрать вкладку Оглавление. можно создавать два оглавления разной степени подробности.

2. Задачи и способы автоматизации делопроизводства

ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА регистрация документов в картотечной формеучет резолюций, выданных по документамподдержание связей между документамиконтроль за исполнением документовсписание документов в делеведение информационно-справочной работыформирование делопроизводственной отчетности

СПОСОБЫ АВТОМАТИЗАЦИИ разработка оригинальной системы автоматизации делопроизводства:подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы для конкретной организации «с нуля». При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Недостаток этого способа - значительные затраты времени и средствинсталляция типовой системы автоматизации делопроизводства:способ, противоположный предыдущему. Типовые системы автоматизации делопроизводства недороги и внедряются в минимальные сроки. Однако они могут не в полной мере обеспечивать необходимые функциинастройка индивидуальных средств автоматизации делопроизводства:является промежуточным вариантом между первыми двумя способами

Классы инструментальных средств автоматизации делопроизводства: средства создания документовобобщенное название класса систем, к которому относится программное обеспечение, предназначенное для создания электронных версий документов; текстовые процессоры, табличные процессоры, системы автоматизированного проектирования (САПР) и др.системы управления базами данных (СУБД)являются основой построения любой более или менее мощной информационной системы; обеспечивают создание и поддержание в рабочем состоянии хранилища фактографической информациисистемы обеспечения групповой работы (системы класса group ware)предназначены для корректного разделения информации для групповых пользователей; решают задачи хранения, просмотра и совместного использования документовсистемы управления документами (СУД)представляют собой мощные комплексы, организующие работу с электронными версиями документов. С их помощью производится регистрация документов, поддерживается их хранение; ведут не только атрибутивный, но и полнотекстовой поиск информациисистемы электронной почтыслужат для передачи электронных сообщений между участниками делопроизводственного процессасистемы управления деловыми процессами.организуют передачу электронных сообщений и электронных версий документов между участниками делопроизводственного процесса

ЗАДАЧИ - СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ФОРМЫ СОЗДАНИЯ БАЗ ДАННЫХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ: контрольно-регистрационные карточкисправочная картотекаэлектронные базы данных

СПРАВОЧНАЯ КАРТОТЕКА Виды картотек: справочнаясостоит из двух частей: - на неисполненные документы- на исполненные документы контрольная

ЭЛЕКТРОННЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ База данных -это совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающих общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, которые относятся к определенной предметной области.Главное достоинство электронных баз данных:возможность быстрого поиска и сортировки (отбора) информации, а также простое создание отчета по заданной форме.

СУБД Системы управления базами данных (СУБД) - пакет прикладных программ, обеспечивающих создание баз данных. Например: MS Access