Презентация на тему: Общие нормы и правила оформления документов

Общие нормы и правила оформления документов

ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы

Правила использования шрифта, отступов, интервалов и полей в оформлении документов 1. Рекомендуемый шрифт - Times New Roman, размер шрифта – 14 пт.-13 пт.; для таблиц – 12 пт.; для реквизита «исполнитель» - 11 пт.2. Междустрочный интервал – одинарный и полуторный.3. Отступ для начала абзаца (красная строка) – 1,25 см.4. Поля для документов: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.

Способы оформления дат в документах 2 способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой Цифровой способ является наиболее экономичным. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2002 года — 01.09.2002.Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2002 года или 01 сентября 2002 г.

Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2002 год. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре– ноябре 2001 г.; в I квартале 2002 г.; в III–IV кварталах 2002 г.; в первом полугодии 2002 г.

Календарные сроки : в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2003 года, в 1995 году, с 1995 по 2001 год, в 1999— 2002 годах. Период ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992-1993 гг., в период 1985 г.-1995-е гг.Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002 учебном году, отчетный 2000/2001 год

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2002г.; во втором полугодии 2002г. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но День Победы. Если начальное порядковое числительное написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово: 8 Марта, 1 Мая.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Пример написания даты 1 сентября 2008 года выглядит следующим образом: 20080901 (основной формат); 2008-09-01 (расширенный формат); 08-09-01 (сокращенный формат).

Сокращение слов и словосочетаний в документе 1) сокращения общего характера:т.е. - то есть и др. - и другиеи т.д. - и так далее и пр. - и прочиеи т.п. - и тому подобное2) ссылки на части текста, иллюстрации, таблицы:разд. - раздел см. - смотрите гл. – глава п. - пункт ср. - сравните т. - томатабл. - таблица с. - страница экз. - экземпляр

3) Различные сокращения (при названиях): обл.–область ж.-д.–железнодорожныйр-н–район с.-х.–сельскохозяйственныйг.–город им.–именис.–село ин-т–институт4) сокращения при цифрах:млрд –миллиард млн–миллионтыс.–тысяча р.(руб.)–рубльг., гг.–год, годы кв.–квартал5) название единиц измерения (при цифрах):м–метр т–тоннасм–сантиметр кг–килограмммин–минута г–граммс–секунда ч–час

6) Названия ученой степени, звания, должности (при фамилии):зав.–заведующий преп.–преподавательакад.–академик к.э.н.–кандидат экономических наукпроф.–профессор д.т.н.–доктор технических наукдоц.–доцент7) Буквенные аббревиатуры:РФ – Российская Федерация РАН – Российская академия наук ВЦ – вычислительный центр ПК – персональный компьютер ОРД – организационно-распорядительная документация ЧП – частное предприятиеСП – совместное предприятиеНПО – научно-производственное объединениеКБ – коммерческий банкТНК – транснациональная компания

Оформление в документах написания чисел При написании МНОГОЗНАЧНЫХ ЧИСЕЛ производится группировка их налево по три цифры (точку ставить не допускается):Например: 14 287 624; 12 841.Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам:Например: 1К62МПишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам:Например: ЗИЛ-155; ИЛ-18.Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после №), в обозначениях нормативных документов:Например: № 4321; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Цифровая форма ОДНОЗНАЧНЫХ ЦЕЛЫХ ЧИСЕЛ используется, если они стоят в ряду с дву- и многозначными.Рекомендуется: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований…Не рекомендуется: вслед за поставкой изделий из пяти, восьми,12 наименований…В случае образования сочетаний с единицами физических величин, денежными единицами:Рекомендуется: при массе до 10 кг.Не рекомендуется: при массе до десяти кг.Буквенная форма используется, если они стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах):Рекомендуется: офис укомплектован тремя сканерамиНе рекомендуется: офис укомплектован 3 сканерами

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тыс., млн, млрд.)Например: 10 млрд, 12 млнЕдиниц физической величины:Например: 20 млн км; 200 млрд кВт-ч.Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи рублей в тексте рекомендуется писать: 5 тыс. рублей, 1 млн рублейВ рублях и копейках: 105 руб. 55 коп.Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие, тире, предлоги от и до.Например: длиной 5…10 м; длиной 5-10 м; длиной от 5 до 10 м.

ПОРЯДКОВЫЕ ЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ могут иметь следующую форму написания:Буквенную (сто пятый);Буквенно-цифровую (35-й);Цифровую (XI конгресс, XXI век);Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами должны быть:Однобуквенными, если последней букве предшествует гласный звук (5-й, 5-я, но не 5-ый, 5-ая);Двухбуквенные, если последней букве предшествует согласный звук (5-го, 5-му, но не 5-ого, 5-ому).Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-,2-,3-секционный шкаф.Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10 %-ный сбор

Написание физических величин Наименования, обозначения и правила применения единиц физических величин строго оговорены в ГОСТ 8.417-2002. Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин.  В одном и том же документе допускается применять лишь один вариант обозначения — русский или международный.       

Написание физических величин Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: Например: 10 т; 15 м2; 50 см3.       Единицы измерения, которые не являются самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения:Например: 755 мм рт. ст.  Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел:Например: 90 %; 1000 кг; 32 м2; 300 см3.

В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц.Например: 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду

Оформление математических формул Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.В тех случаях, когда формула не помещается на одной строке, ее переносят на другую. Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, -, :, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел. + - = =

Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. где Нс - норматив роста заработной платы при повышении производительности труда на 1 %; Э3 - экономия заработной платы в соответствии со снижением трудоемкости продукции при переходе на новую технику (технологию); Пф - прирост фондовооруженности на данном участке производства (на предприятии, в отрасли) в стоимостном измерении.

Для более экономного представления экспликации формул, носящих пояснительный характер, допускается проводить расшифровку в строку. При этом последующие строки должны приводиться после точки с запятой. где - показатель уровня механизированного труда в общих трудозатратах; Тмаш и Т - соответственно машинное время и общая проектная трудоемкость изготовления всех изделий по данным расчета.

Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела или главы текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.      А - С = Д (1) П + К = Е (7)Нумерация, связанная с разделами (главами), выглядит следующим образом: А - С = Д (1.2) П + К = Е (2.3) Здесь 1 и 2 — номера разделов (глав), 2 и 3 — номера формул в них. При ссылке в тексте документа на формулу ее выполняют по образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).

Оформление таблиц

Показатели рабочих бригад.

Числовые значения однородных величин располагаются в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками и т. д. Если в графе указываются числа — пределы величин, то числа равняют по отточию или тире.

Примечание: Значения температуры газов в цилиндре двигателя внутреннего сгорания см. в табл. 00.

Максимальная скорость автомашин, км/ч Автомобили: Автобусы: