Презентация на тему: Системы Электронного Документооборота

Системы Электронного Документооборота Специальный курс кафедры информационных технологий Для студентов специальности «Документационное обеспечение управления», специализации «Информационные технологии в ДОУ»

Тема 1 Основные понятия СЭД

По существующим оценкам электронные носители - документы бумажные носители - документы ! По оценке журналов «ASAP» и «Delphi Consulting Group» - появляется новых документов ежегодно - страниц документов создается ежедневно только в США Современное состояние организаций и их документооборот

Создание, поиск, согласование, отправка документов Временные затраты: Операции: Работа руководителя с информацией Потеря корпоративных документов безвозвратно Копирование каждого внутреннего документа В среднем служащий тратит ежегодно на поиск утерянной информации По оценке Siemens BusinessServices Оценка трудозатрат при работе с документами

Электронный документооборот предназначен для выполнения основных операций: Создание документов Обработка документов Передача документов другим лицам Хранение документов Вывод информации на различные носители (бумагу, электронные диски и пр. устройства) I.

Главное назначение СЭД ОРГАНИЗАЦИЯ Хранения электронных документов Управления работой с документами Здесь понимается: Организация движения документов между подразделениями предприятия (организации) группами пользователей или отдельными пользователями Здесь понимается: Создание и использование структуры сохранения документов. Создание архивов для хранения документов любых форматов и назначения Движение документов – это передача прав на использование документов (с уведомлением пользователей) и контролем за их исполнением

Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия (организации) – от создания документа до списания его в архив СЭД должна обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе и сложных композиционных документов (текст + графика + таблицы + …) Типы файлов, которые, как правило, должна поддерживать СЭД: - текстовые документы, - изображения, - электронные таблицы, - аудио/видео данные, - web-документы II. Требования к СЭД

СЭД должна объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую информационную систему – использование сетевых корпоративных технологий Требования к СЭД В СЭД должно быть реализовано управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения документов, так и свободной маршрутизации документов В СЭД должно быть реализовано разграничение прав доступа пользователей к документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности, назначенных полномочий СЭД должна адаптивно настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с другими корпоративными системами

Создание документов Управление доступом к информации Организация поиска любой документационной информации Конвертирование (преобразование) форматов данных Обеспечение безопасности хранения и использования информации предприятия (организации) Общие функциональные возможности электронной системы документооборота

1. Открытость Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы (Application Programming Interface) являются открытыми 2. Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (в том числе с ERP-системами: SAP, R/3, Oracle Applications и др.) Достигается это за счет использования технологий интеграции различных программных приложений: - OLE Automation - DDE (Dynamic Data Exchange) - ActiveX - ODMA(Open Document Management API) - MAPI (Messaging API) и другие… 3. Иерархический принцип структурирования информации III. Основные свойства СЭД

4. Описание документа в СЭД Основные свойства СЭД 5. Технологические составляющие СЭД РКК Регистрационно-контрольная карточка Хранилища атрибутов Хранилища документов (т.е. содержимого документов) Сервисы полнотекстовой индексации (реализация связей между документами) В большинстве СЭД используются СУБД: Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix и др.(собственные разработки) В большинстве СЭД используются файл-серверы с ОС: MS Windows NT, Novell Netware, UNIX и др.

Основные свойства СЭД 6. Разграничение прав доступа к данным (виды) Полный контроль над документом Право редактировать, но не удалять документ Право создания новых версий документов, но без права редактирования Право аннотирования документа (без права его редактирования и создания новых версий) Право чтения документа (read only), но не редактирования Право доступа к регистрационной карточке документа, но не к его содержимому Полное отсутствие прав доступа к документу Все операции и действия, производимые с документом, протоколируются. Поэтому вся история работы с документом может быть легко проконтролирована.

7. Особенности маршрутизации документов Свободная маршрутизация Жесткая маршрутизация Любой пользователь (участник документооборота) может по своему усмотрению изменить или создать маршрут прохождения документа (выполнение поручений и согласований по нему) Порядок прохождения документа между пользователями (выполнение поручений и согласований по нему) строго регламентирован и пользователи менять его не вправе. 8. Возможность просмотра документов разных форматов (наличие утилит - Viewers) Основные свойства СЭД Большинство СЭД работают со следующими типами файлов

Файловые форматы: .doc (MS Word) - текстовый .xls (MS Excel) - табличный .jpeg, .tif, .bmp и другие графические форматы .rtf (Rich Text Format) – расширенный текст .ppt (MS PowerPoint) - презентационный .html (web-документы) - гипертекстовый Основные свойства СЭД 9. Аннотирование (описание) документов Атрибут аннотации Права на редактирование поля Для пользователей Регистрационно-контрольная карточка РКК а) б) Функция «красного карандаша»

10. Установка и работа СЭД под разными операционными системами (платформами) Основные свойства СЭД Большинство СЭД могут работать под различными операционными системами: и др.… Кроме этого, используются Интернет-технологии для работы с документами с помощью стандартных web-браузеров Тогда в комплектации СЭД появляется еще один модуль – http-сервер Internet Explorer, Opera, Fire Fox и пр.

База данных Докумен- тооборота Документооборота Web-сервер запросы ответы html-стр. ••• Internet-клиенты Схема работы через WEB-сервер

рассмотрены ОСНОВНЫЕ понятия СЭД

Расшифровка интерфейсов OLE Automation – Object and Linking Embedding Automation - автоматическое встраивание и связывание объектов DDE – Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными ActiveX – технология для создания мультимедийных приложений для Интернета ODMA – Open Document Management API – промышленный стандарт для связи прикладных программ с системой управления документами и другим ПО MAPI – Messaging API – интерфейс прикладного программирования систем передачи электронных сообщений (e-mail)