Презентация на тему: Система электронного документооборота

Электронный документооборот в УдГУ – Система «DIRECTUM» Широков В.А. УдГУ 2010

Система электронного документооборота (СЭД) – определение (Википедия) Система документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Система электронного документооборота – определение (Википедия) Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде. * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Система электронного документооборота – определение (Википедия) Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Система электронного документооборота– основные принципы (Википедия) Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в пределах данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить дублирование документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Система электронного документооборота – суть коротко Бегают файлы, а не люди Всё – под контролем Один документ – много ярлыков Один источник - правильный 24/7/365 Документы - не потерять! Сроки – не «забыть»! В чужую папку – не заглянуть! * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Система электронного документооборота – преимущества для организации: Концентрация и накопление информационного и интеллектуального потенциала на сервере СЭД: файлы документов с разрозненных компьютеров пользователей упорядочиваются в хранилище СЭД (упорядоченный массив СЭД сосредотачивает до 80% документов против средней цифры 20%) Информационные потоки разделяются строго по полномочиям (безопасность) Появляется «прозрачность» управления до самых нижних уровней Меняется корпоративный стиль делопроизводства и исполнительской дисциплины в сторону повышения ответственности и надежности * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Система электронного документооборота – преимущества для руководителя: Все документы – под рукой (т.е. по настоящему – все:) Все – в срок: если не выполнится – то напомнится Стол – для работы, а не для папок Всё – под контролем (исполнительская дисциплина, прозрачность выполнения поручений) Ничего не теряется – ни в «верхах», ни в «низах» Поиск – любым способом: по тематике, по названию, по тексту, по дате, по автору, …. * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Система электронного документооборота – преимущества для сотрудника: Бегают файлы, а не люди Все нужное – подготовлено и проверено Все указания – зафиксированы и конкретны Все выполненное – отмечено и доложено * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Система электронного документооборота – основные функции: Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.; полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow) Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов; * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Система электронного документооборота – Управление электронными документами: Модуль "Управление электронными документами" обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки Visio и CorelDraw, звуки, видео и пр.). Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, – электронный документ. Каждый электронный документ состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним. * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Система электронного документооборота – Управление деловыми процессами : Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.). Большинство деловых процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться. в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Система электронного документооборота – Канцелярия : модуль "Канцелярия" облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства: единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек; регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.; осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов; получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации. * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Система электронного документооборота – дополнительные функции: Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.) Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ

Спасибо за внимание. Готов ответить на Ваши вопросы Широков Владимир Анатольевич [email protected] 8-912-855-3792 * УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ