PPt4Web Хостинг презентаций

Главная / Экономика / Финансовый архив
X Код для использования на сайте:

Скопируйте этот код и вставьте его на свой сайт

X

Чтобы скачать данную презентацию, порекомендуйте, пожалуйста, её своим друзьям в любой соц. сети.

После чего скачивание начнётся автоматически!

Кнопки:

Презентация на тему: Финансовый архив


Скачать эту презентацию

Презентация на тему: Финансовый архив


Скачать эту презентацию

№ слайда 1
Описание слайда:

№ слайда 2 Современная компания при работе с финансовыми документами сталкивается с рядом п
Описание слайда:

Современная компания при работе с финансовыми документами сталкивается с рядом проблем: Современная компания при работе с финансовыми документами сталкивается с рядом проблем: в организации накапливается огромное количество документов: счет идет на сотни тысяч и миллионы, на поиск документов тратятся часы, документы теряются, на хранение документов уходит много места, бумаги, трудозатрат, организация проходит международный и отечественный аудит: нужно обеспечить предоставление запрашиваемой информации, требуется быстрое получение выборок документов, организация имеет распределенную структуру: нужен доступ к документации филиала.

№ слайда 3 Решение есть – электронный архив документов! Решение есть – электронный архив до
Описание слайда:

Решение есть – электронный архив документов! Решение есть – электронный архив документов! Электронный архив – это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде. Электронный архив финансовой документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.

№ слайда 4 Преимущества электронных архивов по сравнению с обычными бумажными: Преимущества
Описание слайда:

Преимущества электронных архивов по сравнению с обычными бумажными: Преимущества электронных архивов по сравнению с обычными бумажными: удобный и быстрый поиск документов, мгновенная выборка документов по заданным параметрам, высвобождение офисных площадей от накопившихся документов, защита документов от безвозвратной утраты или повреждения, четкое разграничение доступа к документам, быстрая отправка копий документов, возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей.

№ слайда 5 Электронный архив в «1С:Документообороте 8»: Электронный архив в «1С:Документооб
Описание слайда:

Электронный архив в «1С:Документообороте 8»: Электронный архив в «1С:Документообороте 8»: все готово, можно изменить под клиента на внедрении, привлекательная цена, компоненты сканирования, распознавания, штрихкодирования входят в поставку.

№ слайда 6 Электронные документы хранятся в карточках. Электронные документы хранятся в кар
Описание слайда:

Электронные документы хранятся в карточках. Электронные документы хранятся в карточках. Карточка содержит необходимый набор реквизитов: Вид документа − договор, акт, накладная, счет-фактура и т. п., Гриф документа − ограничивает доступ к секретным документам, Контрагент, Номер и дата документа, Наименование документа, Краткое описание, Ответственный, Организация, и прочие, лишние поля можно выключить. К карточке прилагается отсканированная копия документа.

№ слайда 7 Внутренние документы хранятся в иерархической структуре папок: Внутренние докуме
Описание слайда:

Внутренние документы хранятся в иерархической структуре папок: Внутренние документы хранятся в иерархической структуре папок: структура папок обеспечивает классификацию документов, быстроту и легкость поиска, права доступа к документам. Могут применяться различные подходы к построению структуры папок в зависимости от потребностей и структуры документооборота организации. Пример организации иерархической структуры папок: На верхнем уровне − подразделение: Отдел кадров, Бухгалтерия, Юридический отдел. На втором уровне − вид документа. На третьем уровне − собственная организация: если на предприятии несколько юрлиц. На четвертом уровне − корреспондент: если корреспондентов много, то вначале первая буква корреспондента.

№ слайда 8 Для обеспечения сохранности и конфиденциальности документов предусмотрены развит
Описание слайда:

Для обеспечения сохранности и конфиденциальности документов предусмотрены развитые возможности настройки прав доступа. Для обеспечения сохранности и конфиденциальности документов предусмотрены развитые возможности настройки прав доступа. Можно настроить ограничение доступа: по видам документов, по грифам доступа: например, «Для служебного пользования», «Секретно», по папкам внутренних документов. Для папок электронного архива рекомендуется давать права на изменение минимальному количеству ответственных пользователей. Большинство пользователей должны иметь права только на чтение.

№ слайда 9 Файлы со сканами документов, прикрепленные к карточкам, рекомендуется хранить «В
Описание слайда:

Файлы со сканами документов, прикрепленные к карточкам, рекомендуется хранить «В томах на диске». Файлы со сканами документов, прикрепленные к карточкам, рекомендуется хранить «В томах на диске». Это означает, что файлы будут сохраняться в файловом хранилище на выделенном для этого сервере: размещение в томах на диске включается в настройках программы, имеется возможность ограничить максимальный размер тома, а также настроить правила размещения файлов в томах. Для целей безопасности доступ к файловому хранилищу должен быть закрыт всем, кроме пользователя под которым работает сервер «1С:Предприятия»: для этого пользователя должен быть обязательно установлен сложный пароль.

№ слайда 10 Для учета фактического нахождения бумажных документов в ДО8 поддерживается веден
Описание слайда:

Для учета фактического нахождения бумажных документов в ДО8 поддерживается ведение дел и номенклатуры дел: Для учета фактического нахождения бумажных документов в ДО8 поддерживается ведение дел и номенклатуры дел: Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в деятельности организации, Дело – это совокупность документов помещенных под одну обложку. В ДО8 ведется справочник дел, имеющихся в организации: для дела указывается место его хранения, в карточке документа отражается, в какое дело (папку) помещен документ, таким образом, из карточки электронного документа видно, где находится его бумажный оригинал.

№ слайда 11 Первым этапом организации электронного архива является загрузка уже существующих
Описание слайда:

Первым этапом организации электронного архива является загрузка уже существующих в организации архивных документов. Первым этапом организации электронного архива является загрузка уже существующих в организации архивных документов. Для этого требуется: создать карточки электронных документов, отсканировать накопленные документы, прикрепить отсканированные копии к карточкам. Это трудоемкие этапы: количество документов может составлять сотни тысяч, ДО8 помогает облегчить эти работы.

№ слайда 12 Создание и заполнение карточки вручную занимает много времени и ресурсов: Создан
Описание слайда:

Создание и заполнение карточки вручную занимает много времени и ресурсов: Создание и заполнение карточки вручную занимает много времени и ресурсов: например, для 100 000 документов при затратах 1 мин. на карточку итоговое время 100 000 мин. = 1600 чел*час = 200 чел*дней. Соответствующие отделы могут вести реестры финансовых документов, например, в Excel. В ДО8 можно загрузить данные из этих реестров: для этого используется механизм внешних источников данных, так как формат и состав таких реестров у всех разный, то настройка внешних источников выполняется при внедрении. Другой способ – загрузка карточек документов из учетных систем при помощи механизма правил обмена.

№ слайда 13 ДО8 позволяет выполнять потоковое сканирование с одновременным прикреплением отс
Описание слайда:

ДО8 позволяет выполнять потоковое сканирование с одновременным прикреплением отсканированных файлов к карточкам документов: ДО8 позволяет выполнять потоковое сканирование с одновременным прикреплением отсканированных файлов к карточкам документов: для этого на каждый документ наклеивается шрихкод, шрихкод распечатывается из карточки документа и наклеивается на первую страницу соответствующего бумажного документа, документы с наклеенными штрихкодами загружаются в потоковый сканер, в ДО8 запускается обработка, которая принимает отсканированные изображения, распознает штрихкод, находит карточку по штрихкоду и прикрепляет скан-копию к найденной карточке. Распечатка и наклейка шрихкодов могут быть трудоемким этапом.

№ слайда 14 Преимущества ДО8: Преимущества ДО8: свой собственный встроенный компонент распоз
Описание слайда:

Преимущества ДО8: Преимущества ДО8: свой собственный встроенный компонент распознавания штрихкодов, решения у конкурентов дороже: модули сканирования и распознавания нужно приобретать отдельно. Требования к параметрам сканирования для ДО8: DPI: от 150 до 300, цветность: цветное (не монохром и не grayscale), формат: tif или png. Расчет времени на сканирование: сканеры из средней ценовой категории сканируют со скоростью 40 стр. в минуту, 100 000 страниц = 2500 мин. = 5 рабочих дней, без учета времени на поднос и загрузку бумаги.

№ слайда 15 Выполняется по мере поступления новых документов: Выполняется по мере поступлени
Описание слайда:

Выполняется по мере поступления новых документов: Выполняется по мере поступления новых документов: создается и заполняется карточка документа, в карточках документов есть команда Сканировать, позволяет выполнить сканирование одного документа: для одностраничных - bmp, jpg, gif, png, tif, pdf, для многостраничных - tif, pdf. поддерживаются все сканеры, работающие через интерфейс TWAIN, сканер должен быть подключен к локальному компьютеру. Для оперативного наполнения также можно применять потоковое сканирование.

№ слайда 16 ДО8 содержит широкие возможности по выполнению поиска нужных документов: ДО8 сод
Описание слайда:

ДО8 содержит широкие возможности по выполнению поиска нужных документов: ДО8 содержит широкие возможности по выполнению поиска нужных документов: В списке – по кнопке «Найти». Полнотекстовый – по содержимому документов: отсканированные копии распознаются, используется бесплатная программа распознавания CuneiForm. По реквизитам: поиск по вхождению в интервал или список, расширенный поиск по произвольным условиям.

№ слайда 17 ДО8 поддерживает интеграцию электронного архива с учетными системами. ДО8 поддер
Описание слайда:

ДО8 поддерживает интеграцию электронного архива с учетными системами. ДО8 поддерживает интеграцию электронного архива с учетными системами. Интеграция реализуется при помощи веб-сервисов: модуль интеграции входит в БСП, сейчас встраивается в УТ и УПП. Работая в учетной системе, пользователь имеет доступ к электронной карточке и сканам соответствующего первичного документа, хранящегося в ДО: может как просматривать, так и добавлять сканы прямо из учетной системы.

№ слайда 18 Отправка документов по электронной почте. Отправка документов по электронной поч
Описание слайда:

Отправка документов по электронной почте. Отправка документов по электронной почте. Шифрование документов. Поддержка электронной подписи. Организация распределенных систем. Формирование реестров документов по заданным условиям. Формирование статистики: по количеству документов, размеру хранимых файлов. И т. п.

№ слайда 19 В настоящий момент создание электронных архивов документации является популярным
Описание слайда:

В настоящий момент создание электронных архивов документации является популярным направлением во многих компаниях. В настоящий момент создание электронных архивов документации является популярным направлением во многих компаниях. Обычно потребителями являются крупные и средние организации. это серьезные и дорогие проекты, которые нельзя упускать. Если к вам обращается клиент с такой задачей, беритесь за нее − все уже готово. А если чего-то не хватает, то мы поможем!

№ слайда 20
Описание слайда:

Скачать эту презентацию

Презентации по предмету
Презентации из категории
Лучшее на fresher.ru