Презентация на тему: Эффективная электронная коммуникация

Эффективная электронная коммуникация

Электронная почта — самое распространенное средство электронной коммуникации, которое все более активно применяется в сфере образования

Эффективность использования электронной почты зависит: от знания технических возможностей программ электронной почты от  условий предоставления их услугот владения нормами коммуникации в электронной среде (так называемыми правилами сетевого этикета

основные особенности и правила использования электронной почты

Адрес электронной почты несет определенную информацию об отправителе и влияет на отношение получателя к автору сообщения

В адресе на общедоступном сервере можно использовать любое сочетание знаков В служебном же адресе обязательно должна содержаться официальная информация о его владельце: в индивидуальном адресе — фамилия (и имя / инициалы) сотрудника, например: [email protected], [email protected] а в адресе подразделения — название подразделения, должность сотрудника, проверяющего данный адрес, или назначение почтового ящика: [email protected], [email protected], [email protected].

Если же адрес электронной почты на общедоступном сервере используется и для официальной переписки, то он также должен отвечать данным требованиям, например: [email protected]

Тема сообщения Поле «Тема» должно быть обязательно заполнено при этом формулировка темы должна как можно более точно отражать содержание сообщения Письмо с незаполненным полем «Тема» или с неадекватной (например, слишком общей) формулировкой темы получатель вправе удалить не читая,особенно если такое сообщение отправлено с неизвестного адреса

Текст сообщения Объем сообщения и прикрепленных файлов Размер электронных почтовых ящиков может быть ограничен Кроме того, услуги электронной почты предоставляются на платной основепричем размер оплаты зависит от объема получаемых сообщений / времени, которое затрачивается на их получение

Сообщения, пересылаемые по электронной почте, должны быть достаточно краткимиПрикреплять к сообщению большие файлы можно только в случае необходимости; о пересылке файла большого размера получателя необходимо предупреждать В любом случае размер файлов рекомендуется по возможности уменьшать архивировать файлы, уменьшать рисунки, сжимать иллюстрации в электронных презентациях и т.д. Кроме того, отправляя прикрепленные файлы, вы должны быть уверены, что у получателя есть программа, которая позволит их открыть.

Форматирование текста Текст на экране воспринимается иначе, чем на бумаге; читать текст на экране сложнее.Необходимо разделять текст сообщения на абзацы и следить за тем, чтобы строчки не были длиннее 60-70 символов.

Соблюдение правил вежливости является обязательнымВ отечественной традиции электронной переписки к таким правилам относятся:– наличие в тексте приветствия / обращения к получателю письма – наличие полной и адекватной подписи отправителя письма – соответствие стиля письма ситуации общения – обязательность ответа

Отправлять письма без приветствия / обращения и подписи можно только при общении с хорошо знакомым человеком или при интенсивном обмене электронными сообщениями (более двух писем в день)Подпись должна включать не только фамилию но и полное имя и отчество отправителяОтправляя сообщение незнакомому человеку, нужно обязательно представиться и указать цель письма

В официальном письме в подобном случае необходимо сообщить в подписи не только свое имя, отчество, фамилию но и должность название организации ее полный адрес,номер телефона и / или факса адрес веб-сайта

Передача эмоций и значимой информации Невозможность использования в письменной коммуникации невербальных средств — мимики, жестов, интонации — делает популярными символы, заменяющие эмоции (эмотиконы) и дополнительные средства выделения значимой информацииВ официальной переписке использовать эмотиконы не рекомендуетсяИх можно включать в текст только при неформальном общении и в том случаеесли вы уверены, что получатель понимает их значение.

Чаще всего применяют такие "смайлики"::-) или :) - улыбка; обычно используется для выражения радости, удовольствия :-( или :( - несчастное лицо; выражает сожаление или разочарование;-) или ;) - подмигивающее лицо; обычно выражает иронию и означает, что слова не следует понимать слишком буквальноПравильное использование "смайликов" способно придать вашему письму живой характер и даже заменить жестикуляцию. Однако, не переусердствуйте.

Для выделения значимой информации в электронной переписке не принято использовать прописные буквы в англоязычной традиции это воспринимается как крик и такой способ подчеркивания важности сообщения не приветствуется и в практике электронного общения на русском языке

Конфиденциальность сообщенийЭлектронное письмо можно сравнить с открыткой, пересылаемой без конверта: любое электронное письмо может быть прочтено лицами, у которых есть соответствующие права доступа

Не рекомендуется пересылать по электронной почте конфиденциальную информацию в том числе пароли коды доступа номера счетов и т.п.

Сообщения электронной почты отправляются мгновенноПеред отправлением официального сообщения рекомендуется обязательно перечитать его при необходимости исправить ошибки и если это необходимо, еще раз убедиться, прикреплен ли к сообщению файл

Прикрепленные файлы могут содержать вирусыНе следует открывать файлы, которые прикреплены к сообщениям, отправленным с незнакомых адресов и не содержащим информации об отправителе и о прикрепленном файле

ОтветыВключайте в ваше послание отрывки письма, на которое отвечаетеПомните, электронная почта - не разговор по телефону в реальном времени, и ваш адресат может забыть содержание предыдущего письма (особенно, если он ведет активную переписку)Включайте отрывки оригинального текста в ваш ответ, и адресат легче поймет, о чем идет речь.

Не переусердствуйте в цитировании предыдущих посланий Очень неприятно получать обратно собственное письмо на пяти страницах (в качестве комментария) с маленькой припиской типа "я согласен" в конце Отделяйте каким-то образом текст вашего послания от текста цитируемых писем, тогда ваш ответ будет легче читаться Обычно используется для этих целей знак >, хотя это и не единственный вариант

Электронное письмо может быть одновременно отправлено нескольким адресатам

Ответ на электронное сообщение не обязательно должен быть мгновенным: необходимо учитывать такие факторы как занятость адресата, возможности доступа к электронной почте, разницу во времени, объем переписки, вероятные технические проблемы и т.д. Рекомендуемый срок официального ответа на письмо по электронной почте — три рабочих дня

Программы электронной почты позволяют использовать дополнительные настройкиПриоритетность сообщения Высокая приоритетность (важность сообщения, срочность ответа) настраивается с помощью специальных функций программ электронной почты и, как правило, в этом случае письмо помечается особой пиктограммой

Обращение и подпись Обращение и подпись сообщения могут формироваться автоматически для этой цели используется имя пользователя и адрес электронной почты

Запросы подтверждения получения/прочтения сообщения, ответы на подобные запросыПри отправлении важных писем или сообщений, требующих обязательного ответарекомендуется запрашивать подтверждение их получения/прочтенияФункции запроса подтверждения получения/прочтения сообщения и отправки ответов на такие запросы настраиваются с помощью специальных функций почтовых программ

Автоматический ответНастройка автоматического ответа используется, если необходимо подтвердить получение/прочтение сообщенияа также в том случае, если вы знаете, что у вас не будет доступа к электронной почте в течение 5 рабочих дней и более (например, из-за командировки).

Тексты автоматических сообщений необходимо составлять самостоятельно Например, для сообщения на период отсутствия доступа к почте, текст может быть таким: «К сожалению, в настоящее время у меня нет возможности проверить данный электронный адрес Ответ на Ваше сообщение будет отправлен после 30.11.06. По вопросам, связанным с учебным процессом, Вы можете обратиться к лаборанту кафедры Анне Ивановне Ивановой ( [email protected])».

Межкультурная электронная коммуникацияВ электронной переписке с представителями других культур необходимо учитывать дополнительные правила, продиктованные особенностями межкультурной коммуникации.

Простые правила вежливостиЭлектронная почта - средство связи между людьми и без правил вежливости здесь не обойтись

Если вы обращаетесь к кому-либо с просьбой, не забудьте сказать "пожалуйста".В то же время, если кто-то помогает вам, нкогда не вредно сказать "спасибо« Хотя это может показаться банальным, вы будете удивлены тем, какое количество людей являются образцами вежливости в реальной жизни и словно забывают о своих манерах в переписке по e-mail

Не ждите, что вам ответят немедленно. Тот факт, что вы в течение десяти минут не получили ответа на свой вопрос вовсе не означает, что адресат вас игнорирует

Помните, что не существует надежной почтовой системы Неразумно помещать очень личную информацию в электронное письмо, если только вы не собираетесь его зашифровать с помощью надежной программы шифрования Помните об адресате Вы не единственный человек, который пострадает в случае, если деликатное сообщение попадет в плохие руки

И наконец...помните, что e-mail - средство связи с живыми людьми Перед тем, как послать письмо, прочтите его внимательно еще раз и поставьте себя на место получателя