Презентация на тему: Аббревиатура и сокращения слов в деловом письме

Аббревиатура и сокращения слов в деловом письме

АББРЕВИАТУРА - сложносокращённое слово, образованное из начальных букв (например: РФ), звуков (например: вуз) словосочетания или его начальных элементов (морфем) (например: универсам, сельмаг)

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.Приведем примеры для наиболее распространенных случаев. Слова при географических названиях: город — г.село— с.поселок— п. поселок городского типа— пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква "г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город" (Новгород, Волгоград и др.).

Слова при фамилиях: товарищ — т. (в начале предложения — Тов.), господин — г-н, профессор — проф., доцент — доц., начальник — нач., и так далее.

Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 — п. 3., подпункт 1.1. — подп. 1.1.,рисунок 5— рис. 5.,раздел 2 — разд. 2.

Слова при указании денежных единиц: рубль — р., руб.тысяча рублей — тыс. р., тыс.руб.миллион рублей — млн. р.миллиард рублей — млрд. р.

Сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах):метр — м       миллиметр — ммкилограмм — кг        грамм — г центнер — ц тонна — тгектар — га    атмосфера — атмампер — А     секунда — с

Слова, сокращение которых пишется через дефис:министерство — м-во, завод — з-д, производство — пр-во, район — р-н, хозяйство — хоз-во, количество — кол-во, человеко-час — чел.-час., и т. п.

Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РФ — Российская Федерация, ПК — персональный компьютер, НИИ — научно-исследовательский институт, АО — акционерное общество, ЕЭС — Европейское экономическое сообщество, и др.

Можно использовать сокращения, принятые в конкретном данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращаемого далее слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

Не допускаются (УСТАРЕЛИ) следующие сокращения: ед. изм. — единица измерения, напр. — например, п/упр. — под управлением, т. г. —текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них: по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются (АЭС, ОАО, ФСБ).

Физкультминутка Раз –согнуться, разогнуться,Два – нагнуться, повернуться,Три - в ладоши три хлопка,Головою три кивка.На четыре – руки шире,Пять, шесть - тихо сесть,Семь, восемь – лень отбросим.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» — буксир, «бух.» — бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов В.В.» или «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ Внимательно прочтите текст раздаточного материала.Создайте документ в текстовом редакторе Word2007.В документе рассортируйте сокращенные и полные наименование объектов в виде таблицы из двух колонок: первая – сокращенные названия, вторая – полные названия.Сохраните документ на Рабочем столе, указав в имени файла свою фамилию и тему урока (аббревиатура и сокращения слов).

Что нового узнали на уроке?Актуальна ли изученная тема?Какие вопросы остались для вас неясными?

Домашнее задание:Скачать у учителя презентацию урока и выучить изложенный в ней материал

Источники: Кузнецова А.Н. Методика преподавания машинописи и делопроизводства. М. Издательство ДОСААФ. 1999Кузнецова Т.В.Секретарское дело. Изд. 3-е, исправленное. ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", специальный выпуск журнала «Секретарское дело», 1999Делопроизводство. Учебник для вузов. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.www.biblioteka.ru Изображения:канцелярские папки - http://vr-format.ru ножницы, клавиатура - http://bigpicture.ru мел – http://kartinki-risunki.ru/gif школьная доска, губка, танцующие человечки, блокнот – http://fotoshops.org