Презентация на тему: льлот

Деловое письмо

Деловое (служебное) письмо – вид официального документа, служащего средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности, а также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов. Основной отличительный признак: Пересылка их по почте (по телеграфу, факсимильной связи, электронной почте).

Требование нормативных документов (стандартов) Нормы и правила русского языка Особенности делового стиля Нормы и правила делового этикета, проявляющиеся в форме изложения текста

Циркулярные письма Письма-запросы Гарантийные письма Оферта Рекламация Сопроводительные письма Письма-подтверждения Письма-извещения Письма-напоминания Письма-просьбы Информационные письма Письма-приглашения Рекламное письмо Простые Сложные По другим признакам: Соответствуют классификации для всех документов

Высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер

Коммерческое предложение - обращение покупателя к продавцу (импортеру, эксперту) с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Запросы входят в групп контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок Для приобретения учебных пособий по специальности «Управление персоналом» просим предоставить информацию о содержании учебных пособий.

Подтверждение данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг и т.д.

Письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ними договор. В оферте имеется определенный, указанный в ней, срок действия. Уважаемый Виктор Петрович! Компания «Уралсвязьинформ» много лет является лидером на рынке информационных услуг. В числе наших клиентов много знаменитых людей. Хотелось бы видеть и Вас в числе наших клиентов. Предлагаем заключить договор об оказании услуг на выгодных для Вас условиях. Надеемся на сотрудничество.

Коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требования возмещения убытков. Предполагается письмо-ответ на рекламацию

Составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Средство контроля за движением документов и материальных ценностей

Подтверждение получения документов или материальных ценностей. Может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией

Письмо, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно является ответом на запрос

Направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. Может содержать не только напоминание о выполнение взятых обязательств, но и предупреждение о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении На основании договора об оказании услуг, Вам были предоставлены услуги., оплата за которые по настоящее время не произведена. Просим произвести оплату за оказанные услуги до 20.09.2010 г. В противном случае к Вам будут приняты судебные санкции.

Излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению

Разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившем факте.

Адресуются индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов могут использоваться трафаретизированные бланки, изготовленные типографским способом

Описание рекламируемых товаров и услуг. Должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, казан адрес организации и телефон для справок

Малообъемный документ Рассматривается один вопрос Не должно занимать более одной страницы Деление текста с помощью абзацев Многоаспектный документ Рассматривается несколько вопросов Может состоять из двух и более страниц Деление текста на разделы, пункты, и подпункты

3 части: 1. мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций, послужившие основанием для составления документа; 2. изложение выводов, просьб, предложение решений; 3. формулирование ожидаемого результата, отказа, отклонение предложений, 1. Изложение причины, вызвавшей необходимость обращения с просьбой; 2. Изложение сути просьбы; 3. Приведение ожидаемого результата от удовлетворения просьбы

Основные черты: Нейтральный тон изложения: исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения Лаконичность изложения: Экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности Точность, ясность выражения мысли: Содержание документа должно быть передано точно Устойчивые языковые обороты (формулы), обеспечивают точность и однозначность понимания текста, сокращают время на подготовку текста и его восприятие Употребление словосочетаний в деловом тексте Употребление слов с универсальным значением (слабо, недостаточно) Оправданное использование слов – неологизмов Запрет на употребление слов-архаизмов

В подтверждении нашей договоренности…. Напоминаем Вам, что …..Ваша задолженность по оплате составляет….. Просим извинить нас за задержку с ответом…. Гарантируем возврат кредита в сумме …. в срок до ….

Изложение текста в повествовательной манере при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (Госкомитет, ОАО) и аббревиатур (ГОСТ, ОКУД) Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов: На основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др. сложных союзов: Вследствие того, что; ввиду того, что; в связи с тем, что; в силу того, что Словосочетаний-связок: На случай, если…; на том основании, что….; по той причине, что…; с тем условием, что….; таким образом, что…; то обстоятельства, что…; тот факт, что…

Автор документа – юридическое лицо: Действие передается от третьего лица ед. числа: Предприятие гарантирует…, не возражает…, предлагает От третьего лица множ. Числа: Совет директоров, администрация убедительно просят… От первого лица множ. Числа: Просим, сообщаем, подтверждаем Автор документа – физическое лицо Действие передается от первого лица един. Числа: Прошу, ставлю вас в известность, довожу до Вашего сведения От первого лица множ. Числа: Поддерживаем, одобряем, напоминаем, выражаем

Формулы обращения: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии Уважаемые коллеги Уважаемый Владимир Степанович Применение местоимений «мы», «вы» вместо «я», «он». Применение языковых оборотов: Нами будет выполнено, («мы выполним») Вами предложено («Вы предлагаете») Адресатом в письме –ответе является лицо, подписавшее письмо. Употребление заключительных формул вежливости Для формирование положительного имиджа организации: Своевременность ответа на запрос Деловое предложение Извинения за задержку ответа Благодарность за письмо