Презентация на тему: Автоматизация Word

Автоматизация рутинной работы в Microsoft Word 2010 Подготовила: студентка группы Б-21 Пантелеева Юлия Проверил: Корюков И.В. 2012 г. 5informatika.net

Формирование договоров, актов или коммерческих предложения для каждого контрагента нажатием одной кнопки с помощью таблицы Excel, содержащей список контрагентов Формирование по шаблону приказов и других документов, имея список сотрудников с соответствующей информацией Формирование писем, уведомлений, грамот в формате PDF или Word с заполнением создаваемых файлов информацией с листа Excel Для чего это нужно?

Постановка задачи

Заказчики.xlsx Компания «КапиталСтрой» хочет поздравить своих заказчиков, список которых сохранен в Ехсеl:

Письмо-шаблон.dotx А поздравительное письмо мы уже создали в Word:

Задача состоит в том, чтобы автоматически создать для каждого отдельное письмо, куда будут подставлены ФИО и название компании клиента, с тем чтобы потом эти письма вывести на печать. В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием.

Таблица со списком клиентов должна удовлетворять нескольким простым условиям: шапка таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек) в таблице не должно быть объединенных ячеек в таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются) т.к. Excel и Word не смогут сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая)..." Шаг 1. Подготовка списка клиентов в Excel

Здесь проще - нужен обычный документ Word с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из списка Excel. Шаг 2. Подготовка шаблона письма в Word

Открываем шаблон письма в Word и запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке «Рассылки» кнопкой «Начать слияние» – «Пошаговый мастер слияния»: Шаг 3. Слияние В Word 2003 эта команда была доступна в меню Сервис - Письма и рассылки - Мастер слияния Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними - с помощью кнопок Вперед и Назад в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа. На этом шаге мы должны выбрать тип тех документов, которые хотим получить на выходе после слияния. Наш вариант – Письма. Этап 2. Выбор документа На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем - Текущий документ.

Этап 3. Выбор получателей На этом шаге мы подключаем список клиентов из Excel к документу Word. Выбираем «Выбрать получателей»→ «Использовать существующий список» и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем, где лежит наш файл со списком клиентов. После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма На этом этапе мы должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку «Другие элементы» - она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться следующее:

Этап 5. Просмотр писем На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из набора.

Этап 6. Завершение слияния Нажатие ссылки Печать приведёт к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран. Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку «Изменить часть писем», которая выведет результаты слияния на отдельный лист: Письмо со слиянием.docx

Я надеюсь, что вам понравилась и помогла моя презентация! The end!