Презентация на тему: Автоматизация кассовых и банковских операций

Лекция 4.Автоматизация кассовых и банковских операций.

План Учет кассовых операций. Учет операций на текущем счете.

1. Учет кассовых операций.

Учетные процедуры по кассе Для осуществления расчетов наличностью каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу за установленной формой. Наличность может поступать в кассу предприятия из обслуживающего банка или от покупателей по другим основаниям. Основными документами, что оформляют оприходование и расходование средств из кассы предприятия являются приходные и расходные кассовые ордера соответственно. Для учета наличия и движения имеющихся средств в типичной конфигурации используются субсчета 301 \"Касса в национальной валюте\" и 302 \"Касса в иностранной валюте\". В Плане счетов конфигурации для субсчета 302 установленный признак ведения валютного учета.

Ведение денежных счетов в плане счетов

Порядок оформления учетных процедур по кассе в «1С» Для автоматического оформления операций, связанных с поступлением имеющихся средств к кассе предприятия в типичной конфигурации предусмотрен документ \"Приходный кассовый ордер\" (меню Документы > Касса) (рис.1), который может регистрировать разные по содержанию и по-разному отражаемые в учете операции. Реквизит \"Вид операции\" экранной формы документа может принимать разные значения в соответствии с порядком оприходования денежных средств в кассу: Поступление денег из банка Оплата заказа покупателем Приход денег из под отчета прочие

Рис.1 Пример заполнения приходного кассового ордера

Продолжение

В группе \"Касса\" нужно указать кассу из соответствующего справочника, дежурный номер для печатной формы приходного кассового ордера (ПКО) и сумму в валюте избранной кассы. Программа осуществляет автоматическую нумерацию приходных и расходных документов Группа \"Аналитика\" содержит реквизиты для выбора корреспондирующего бухгалтерского счета, аналитики по нему и аналитики по НДС. При получении денег от подотчетного лица реквизит \"субконто\" будет предлагать выбор из справочника \"Сотрудники\", при поступлении денег из банка - из справочника \"Счета нашей фирмы\", в других случаях - из справочника \"Контрагенты\". В случае поступления денег от покупателя необходимо выбрать заказ, который оплачивается в реквизите \"Заказ\". Для выбора заказа предназначена кнопка \"... \". При нажатии на нее открывается журнал \"Отбор заказов по контрагенту\". В нем будут отобраны только заказы, отмеченные в реквизите \"субконто\" покупателя. Двойной натиск на строке с заказом приведет к выбору заказа в реквизит \"Заказ\". При нажатии на кнопку \"печать\" можна отпечатать \"Кассовый ордер\" или сделать \"Печать на бланк строгой отчетности\".

В некоторых случаях приходный кассовый ордер не должен формировать бухгалтерских проводок. Например, в случае получения средств из текущего счета проводки могут быть сформированы документом \"Банковская выписка\" , поэтому проведение ордера приведет к удвоению суммы в учете. Для того, чтобы избежать подобных ситуаций, предназначен параметр Только зарегистрировать\". Реквизиты \"Основание\", \"Приложение\", \"По документу\", \"Кассир\", \"Примечание\" используются для формирования печатной формы документа. На вкладыше \"Дополнительно\" устанавливается реквизит «Доход(Расход)\" группы \"Валовые расходы(доходы)\", который может принимать значение\"+\" и отнести операцию к валовым доходам, \"-\" - отнести операцию к валовым расходам, \"0\" – не относить операцию ни к доходам ни к расходам. В реквизите \"Субконто\" указывается аналитика учета валовых доходов (расходов). В реквизите \"Вид прихода денег\" указывается источник поступления наличности в кассу. Для ведения суммы и НДС предварительной отгрузки необходимо установить параметр \"Указать сумму отгрузки вручную\".

Рис. 2.Пример заполнения расходного кассового ордера Расход наличности, которая находится в кассе оформляется расходным кассовым ордером. Все данные этого документу заполняются аналогично к только что рассмотренному ПКО, с разницей лишь в том, что РКО формируется на выдачу наличности из кассы.

Следует заметить, что в типовой конфигурации предусмотрена константа \"Проводки только кассовыми ордерами\". Если она установлена в значение \"Да\", то все движения имеющихся средств предприятия должны быть оформлены только кассовыми ордерами, поскольку проведение каких-нибудь других документов, что оформляют оприходование или расходование наличности из кассы предприятия не вызывает формирования проводок в корреспонденции со счетом 30 \"Касса\". В этом случае конфигурация будет содержать полную информацию для формирования кассовой книги. В другом случае (константа установлена в значение \"Hem\") для проводок, сформированных другими документами, которые оформляют движение наличности, нельзя будет установить номер соответствующего приходного(расходного) кассового ордера.

Порядок заполнения кассовой книги Для формирования отчета по кассовым операциям в типичной конфигурации предазначен отчет \"Кассовая книга\"(меню Отчеты > Кассовая книга). Для составления отчета в форме \"Кассовая книга\" указывается период (дата), за который необходимо сформировать отчет, номер листа кассовой книга и касса, для которой будет сформирован данный отчет (рис.3) При установлении произвольного периода формирования отчета он будет сформирован на каждый кассовый день отдельным листом кассовой книги. Касса выбирается из справочника \"Счета нашей фирмы\", поэтому можно получить кассовую книгу для каждой наличности отдельно, Если реквизит \"Касса\" диалоговой формы запроса оставить незаполненным. то отчет сформируется для всех наличных средств в кассе в гривневом покрытии. В форме запроса параметров отчета можно также определить форму последнего листа кассовой книги: будет ли это обычный лист, последний лист в месяце или в году. Кроме того, если как период формирования отчета избран один день, то дополнительно можно указать сумму, выплаченную из кассы предприятия. Для формирования отчета необходимо нажать кнопку \"Сформировать\" или кнопку \"ОК\".

Рис. 3. Пример формирования Кассовой книги

2. Учет операций на текущем счете.

Реализация учетной процедуры ведения текущего счета в банке в «1С» Для сохранения безналичных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций юридическим лицам и физическим лицам банки открывают счета. Из текущего счета осуществляются операции, которые обеспечивают коммерческую и другую деятельность предприятия. Поскольку предприятие может иметь несколько текущих счетов в разных банках, то в типовой конфигурации учет на счете 31 \"Счета в банке\" ведется в разрезе субконто \"Наши денежные средства\", на основе справочника \"Счета нашей фирмы\". Принятие и выдачу денег и безналичные перечисления банк осуществляет на основании расчетно-денежных документов установленной формы, одним из которых является платежное поручение.

Рис. 4. Пример заполнения платежного поручения

Описание заполнения платежного поручения Для выписки платежных поручений в типовой конфигурации предусмотрен документ \"Платежное поручение\" (меню Документы > Банк)( рис. 4). Платежные поручения нумеруются отдельно по каждому из текущих счетов. В реквизите \"Р/счет\" выбирается тот счет, из которого предусматривается осуществить платеж. Дежурный номер исходного документа по избранному текущему счету автоматически предлагается в реквизите \"Номер платежки\". Если платежное поручение оформляется на перечисление налогов, взносов, других обязательных платежей, следует установить параметр \"Оплата налога/отчисления\", после чего в реквизите \"Вид налога\" выбрать из справочника \"Налоги и отчисления\" соответствующий вид налога.

В реквизите \"Контрагент\" выбирается предприятие, которому перечисляются деньги. Счет учета взаиморасчетов с контрагентом (счет учета расчетов с бюджетом, государственными целевыми фондами) указывается в реквизите \"Счет\". В случае оплаты или возвращения денег поставщиками покупателям необходимо также отметить заказ. Для выбора заказа назначена кнопка \"...\". При нажатии на нее открывается журнал \"Отбор заказов\". Двойной щелчок на строке с заказом приведет к выбору заказа в документе \"Платежное поручение\". При выборе заказа сумма и НДС автоматически заполняются из остатка по избранному заказу, их также можно откорректировать вручную. Для заполнения назначения платежа можно воспользоваться списком типичных назначений платежа, избранных из справочника \"Назначение платежа\". При проведении документ \"Платежное поручение\" не формирует бухгалтерских проводок. Факт движения денег на текущем счете в типовой конфигурации отображается документом \"Банковская выписка\".

Рис. 5. Пример заполнения банковской выписки в «1С»

Описание заполнения банковской выписки Для отображения операций, связанных с движением средств предприятия по текущим счетам в гривнях и в валюте в типичной конфигурации назначен документ \"Банковская выписка\" (меню Документы > Банк) (рис. 5). Реквизит \"Расчетный счет\" предназначен для указания денежного счета из справочника \"Счета нашей фирмы\". Каждая строка табличной части отвечает одному платежу. Спецификацию табличной части документа стоит заполнить в следующей последовательности: 1. установить признак того, какой платеж регистрируется: входной (\"+\" -поступление денег на текущий счет), или исходный (\"-\" - расходование денег); 2. определить вид поступления (расходования денег) путем выбора соответствующего элемента из предложенного списка в реквизите \"Вид прихода/расходов\"(выручка вот реализации товаров, работ, услуг; выручка вот реализации основных фондов; выручка вот прочей реализации, внереализационный доход; прочее поступление); 3. определить корреспондирующий счет к счету 31 \"Счета и банках\"; 4. выбрать из предложенного списка вид НДС по данной операции; 5. выбрать объект аналитического учета корреспондирующего счета;

6. указать тот заказ покупателя (поставщика), по которому поступают (тратятся) деньги в тех случаях, когда платежи относятся к взаиморасчетам с покупателями и поставщиками. Для удобного заполнения информации о платежах, связанных с взаиморасчетами, можно использовать кнопку \"Подбор по заказам\". При нажатии на данную кнопку открывается специальный журнал \"Отбор заказов по контрагенту\". Этот журнал предоставляет некоторые дополнительные возможности. Во-первых, для каждого заказа отображается его текущее сальдо взаиморасчетов, что может быть выведено либо непосредственно в списке, либо отдельно в информационной строке, в зависимости от избранного режима в реквизите \"Способ отражения\", во-вторых, в этом журнале можно выполнить отбор по конкретному клиенту, то есть сделать так, чтобы отображались только заказы этого клиента. Двойной натиск мыши на строке с заказом приведет к добавлению в выписку новой строки; 7. ввести сумму с НДС и НДС платежа (по умолчанию предлагается итоговая сумма с НДС и итоговая сумма НДС документа-заказа);

8. установить в реквизите \"Д/Р\" признак принадлежности операции, отмеченной в строке, к валовым доходам (\"+\'\"), к валовым расходам (\"-\"), или операция не относится ни к валовым доходам, ни к валовым расходам (\"0\"); 9. выбрать объект аналитики по валовым доходам (валовых расходах); 10.ввести информацию о данной операции, что будет выведена как текстовый комментарий в сформированных по текущей строке проводках. Если реквизит \"Указ. отгр. ?\" установить в значение \"Да\" в реквизитах \"Сумма Отгр.\" и \"НДС Отгр.\" становятся доступными для редактирования сумма и НДС предыдущей отгрузки (опрходование) по данному заказу. Часть информации относительно платежей предприятия можно внести в документ \"Банковская выписка\" автоматически, используя информацию из выписанных платежных поручений, для чего назначенная кнопка \"Заполнить по платежкам\"\'. При этом можно осуществить отбор платежных поручений, выписанных той же датой, что и банковская выписка (опция \"За дату документа\"), или выписанных на протяжении произвольного периода.

Кнопка \"?\" предназначена для расчета итоговой суммы поступления и расходования средств по выписке. Набор сформированных документом проводок зависит от вида оформленных им платежей и позиционирования его в цепочке взаиморасчетов предприятия с покупателями (поставщиками). Если заполненной выпиской оформляется зачисление средств от покупателя, в результате которого у предприятия возникает налоговое обязательство, то при ее проведении будет сформирован документ \"Налоговая накладная\" (при условии, что константа \"Автоматического создания налоговых накладных\" установлена в значении \"Да\").

Контрольные вопросы Учетные процедуры по кассе и как они реализуются в «1С»? Основные реквизиты формы создания приходного кассового ордера Какая константа определяет наличие или отсутствие учетной корреспонденции в кассовых ордерах? Опишите порядок формирования Кассовой книги Реализация учетной процедуры ведения текущего счета в банке в «1С» Основные реквизиты формы создания платежного поручения Почему платежное поручение не формирует бухгалтерских проводок? Основные реквизиты формы регистрации банковской выписки Какие возможности поиска данных для заполнения банковской выписки имеет ее машинная форма? Какая константа определяет возможность автоматического заполнения налоговой накладной на основе банковской выписки?