Презентация на тему: Аудит

ПОДГОТОВКА К СЕРТИФИКАЦИОННОМУ АУДИТУ Евгения Соловей Сибирский сертификационный центр

ISO 9001:2000 – модель для оценки, система требований ISO 9001:2000 – модель для оценки, система требований Соответствие не только стандарту, а требованиям потребителя и всех заинтересованных сторон Общие принципы управления

ISO 9001:2000 – международно-признанный стандарт ISO 9001:2000 – международно-признанный стандарт Независимая оценка третьей стороной, подтверждение соответствия Аудит документации Предварительный аудит Сертификационный аудит Надзорные аудиты

Соответствие стандарту ISO 9001:2000 Соответствие стандарту ISO 9001:2000 - ‘соответствует ли то, что мы делаем, требованиям стандарта‘ Соответствие практики документированной системе ТПУ - ‘делаем ли мы то, что говорим’ Эффективность СМК ТПУ Соответствие требованиям органа по сертификации (использование знака соответствия NQA)

Внешний аудит Внешний аудит Предварительный аудит – аудит документации по менеджменту качества Сертификационный аудит – вся система Надзорный аудит – 1 раз в год в течение срока действия сертификата (3 года) – вся система (согласно области сертификации) за 3 года в полном объеме

Таблица определения аудито-дней Таблица определения аудито-дней Зависит от размера и сложности организации Сертификационный аудит - 10 аудито-дней

Аудит документированных процедур – Аудит документированных процедур – Обязательные процедуры проверяются во всех подразделениях Аудит подразделений – проверка подразделения по всем процедурам и процессам, касающимся его деятельности

Ход по цепочке Ход по цепочке Прямая прослеживаемость Входные данные – выходные данные Прослеживается взаимодействие между разными областями деятельности Области, не являющиеся частью повседневной работы, должны быть включены в программу Анализ со стороны высшего руководства Тренинг Внутренний аудит

Определяет – какой элемент стандарта или какая деятельность будут проверяться Определяет – какой элемент стандарта или какая деятельность будут проверяться Организация имеет множество видов деятельности. В область регистрации включены несколько из них. 6 пилотных подразделений Расширение области при последующих проверках

Может существенно повлиять на ход и результаты аудита Может существенно повлиять на ход и результаты аудита Играет роль при: Отборе аудиторов Планировании времени Продолжительности и эффективности аудита

Высшее образование Высшее образование 4 года опыта работы 2 года опыта работы в области менеджмента качества Квалификация, полученная на специализированном тренинг-курсе Регистрация Опыт проведения консультаций Опыт проведения аудитов

ISO 19011 – Требования к квалификации аудиторов ISO 19011 – Требования к квалификации аудиторов

Нежелательные качества Нежелательные качества Грубый Агрессивный Не проявляющий интереса Высокомерный Неподготовленный Плохо ориентирующийся во времени Подавляющий

Определяет ход и направление аудита Определяет ход и направление аудита Должна быть тщательно, детально разработана с учетом всех аспектов

Всегда является началом любого аудита Всегда является началом любого аудита Участвуют аудиторы и представители руководства предприятия\подразделения Полезно участие гида и\или консультанта Продолжается 20-30 минут

Представление Представление Заявление о конфиденциальности Подтвердить область и цели аудита Определить часы работы и доступность персонала \ гида Обсудить программу аудита Объяснить методы проведения аудита и выявления несоответствий Уточнить месторасположение помещений и т. д. Проверить наличие мер по технике безопасности Подтвердить время, место и состав участников заключительной встречи

Выполнение корректирующих мероприятий по результатам предаудита Выполнение корректирующих мероприятий по результатам предаудита Результаты внутренних проверок Общие требования к СМК (4.1, 4.2) Ответственность руководства (Раздел 5) Анализ со стороны высшего руководства Реализация процессов Управление ресурсами Процессы, относящиеся к потребителю Мониторинг и измерения Анализ данных Улучшение и предупреждающие действия Управление несоответствиями

Беседовать с любым сотрудником Беседовать с любым сотрудником Перепроверять полученную информацию и ответы Проводить перекрестные проверки Проверять взаимодействие между подразделениями

Проверять взаимодействие внутри подразделения Проверять взаимодействие внутри подразделения Проверять рабочую документацию и данные Отыскивать объективные доказательства для подтверждения выявленных несоответствий

Наблюдать (не принимать участие) Давать пояснения Адресовать вопросы аудиторов к компетентным (соответствующим) сотрудникам

Предупреждать (если возможно) появление ЗНАЧИТЕЛЬНЫХ несоответствий Выявлять вопросы, которые могут касаться других подразделений Поддерживать связь с другими подразделениями (если необходимо)

В результате проверки аудитор должен представить объективные доказательства того, что он видел во время аудита В результате проверки аудитор должен представить объективные доказательства того, что он видел во время аудита какие документы, файлы, учебные планы, записи, приборы и т.п. были проверены и использованы для принятия решения Используются не только для подтверждения несоответствия, но и положительных аспектов деятельности Должны быть воспроизводимыми

Для получения объективных доказательств Сколько примеров? Больше, чем один Для получения объективных доказательств Сколько примеров? Больше, чем один Выбор может основываться на количестве в день\неделю\месяц Все проверить невозможно Примеры – для вынесения оценки работоспособности системы

После завершения фазы сбора информации – необходимо ее оценить После завершения фазы сбора информации – необходимо ее оценить Несоответствие, отклонение, нарушение, ошибка, дефект… Несоответствие

ISO 9000:2000 ISO 9000:2000 - невыполнение установленного требования Сопоставлении с целями аудита – Соответствие стандарту Соответствие документированной системе и ее процедурам Система работает, но не полностью задокументирована Соответствие требованиям контракта Соответствие требованиям органа по сертификации (например, использование знака)

Примеры: Примеры: Система не соответствует требованиям стандарта В документации системы качества отсутствует описание проверки и утверждения внесения изменений в учебные планы Практика не соответствует документированной системе Оформление отчета по выполнению индивидуального плана проводится не во всех случаях согласно требованиям, как указано в процедуре ХХХ, п. ХХХ

Примеры: Примеры: Система не полностью задокументирована Папки с документами идентифицированы, но система идентификации не описана документально Несоответствие специальным требованиям контракта Не обеспечен элективный курс ХХХ согласно требованиям контракта на целевую подготовку и индивидуального плана обучения

В отчет могут быть включены замечания В отчет могут быть включены замечания Система работает, требования соблюдены, но потенциально может развиться несоответствие – область, требующая улучшения Сложно определить – отклонений нет, но необходимо что-то скорректировать Возможность получить положительный для системы эффект

Значительное несоответствие Значительное несоответствие Отсутствие системы или ее отдельных элементов не предусмотрена процедура проведения анализа со стороны высшего руководства  Полное невыполнение требований системы разработана процедура хранения записей о повышении квалификации, но не обнаружено доказательств того, что она выполняется

Несколько незначительных несоответствий, относящихся к одному элементу системы Несколько незначительных несоответствий, относящихся к одному элементу системы  В 4 из 5 проверенных подразделений не выполняется процедура контроля записей по качеству Важно! 1 значительное несоответствие может предусматривать отрицательное решение о выдаче сертификата

Незначительное несоответствие Незначительное несоответствие  Система разработана и внедрена, но имеет место временное нарушение в ее использовании  2 бланка заявки на закупку комплектующих из 10 не имеют подписи Сертификат может быть выдан при нескольких незначительных несоответствиях

Рекомендуется устранять выявленные несоответствия в ходе аудита и до заключительного собрания представить аудиторам документально оформленные доказательства устранения выявленных несоответствий и замечаний Рекомендуется устранять выявленные несоответствия в ходе аудита и до заключительного собрания представить аудиторам документально оформленные доказательства устранения выявленных несоответствий и замечаний

Вопросы для обсуждения: Вопросы для обсуждения: Представление результатов – в том числе положительных Представление несоответствий (индивидуально или ведущим аудитором) Приглашение к обсуждению Определение и согласование корректирующих мероприятий Представление заключения (рекомендации для выдачи сертификата) Последующие действия Информация о документации результатов аудита

Содержание: Содержание: Административная информация (номер, дата и т.п.) Область и цели аудита Имена и функции аудиторов Имена и функции ключевых работников Копия программы аудита Выводы по наблюдениям Выявленные несоответствия и замечания План корректирующих мероприятий Подпись ведущего аудитора и представителя организации \ подразделения

Сильные стороны: Сильные стороны: Независимая оценка Объективная информация для анализа и постоянного улучшения Сертификация \ партнерство Слабые стороны: ‘Стрельба по движущейся мишени’ Требует времени и сил Человеческий фактор

Наведите порядок на рабочем месте Наведите порядок на рабочем месте Уберите всю устаревшую документацию Убедитесь, что документы, находящиеся в работе, идентифицированы должным образом

Имейте под рукой показательные примеры рабочей документации для иллюстрации ответов на вопросы аудиторов Имейте под рукой показательные примеры рабочей документации для иллюстрации ответов на вопросы аудиторов Убедитесь, что вся рабочая документация актуальна: ДП Методики Формуляры и бланки Стандарты Приказы

Помните, где хранятся документы, по которым вы работаете ( ДП, рабочие инструкции) Помните, где хранятся документы, по которым вы работаете ( ДП, рабочие инструкции) Проверьте, удовлетворяет ли ваша повседневная работа требованиям процедур Знайте, с какими другими документами связана ваша процедура

Будьте вежливым, предупредительным и открытым к сотрудничеству Будьте вежливым, предупредительным и открытым к сотрудничеству Отвечайте только на поставленные вопросы Вносите пояснения, если необходимо

Говорите о сильных сторонах Говорите о сильных сторонах Игнорируйте молчание и паузы Следуйте за аудитором

Отвечать предположением Отвечать предположением Давать уклончивые, неопределенные ответы Дополнять данный ответ, даже если аудитор выглядит неудовлетворенным

Говорить об отвлеченных вещах (семья, хобби) Говорить об отвлеченных вещах (семья, хобби) Дискредитировать коллег Говорить о проблемах аудитору ‘по секрету’ Спорить

Я не знаю, но выясню у коллег (компетентных работников) Я не знаю, но выясню у коллег (компетентных работников) Я должен уточнить в моей процедуре Мне необходимо уточнить это с моим руководителем

Используйте свои знания об аудите! Используйте свои знания об аудите!