Презентация на тему: 1С
Введение Введение Работа с файлами Внутренние документы Электронная почта Входящие и исходящие документы Бумажное делопроизводство Настройка учета документов Бизнес-процессы Отчеты Учет затрат рабочего времени сотрудников Права доступа Поиск данных Описание демонстрационной базы
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
Типовая конфигурация для автоматизации документооборота на новой платформе «1С:Предприятие 8.2». Типовая конфигурация для автоматизации документооборота на новой платформе «1С:Предприятие 8.2». Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения: Делопроизводство, Документооборот, Взаимодействие, Поиск данных. Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.
Универсальное решение для автоматизации делопроизводства и документооборота для бюджетных учреждений и ведомств. Универсальное решение для автоматизации делопроизводства и документооборота для бюджетных учреждений и ведомств. Полное соответствие действующим стандартам и нормам, например: ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Требования ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и др.
«1С:Документооборот 8» решает задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа документооборота: «1С:Документооборот 8» решает задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа документооборота: учет входящих, исходящих и внутренних документов; хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий; автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление; поддержка бумажного делопроизводства и документооборота; учет и анализ рабочего времени сотрудников; полнотекстовый поиск любых данных.
Программа ориентирована на многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Некоторые снимки экранов этой презентации сделаны в тонком клиенте «1С:Предприятия 8.2», а некоторые – в веб-клиенте с использованием браузера Mozilla Firefox.
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
Автоматизация работы с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например: Автоматизация работы с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например: проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Все файлы хранятся в информационной базе или в томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя. Поддерживаются любые файлы – для работы с ними используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.
Подходы к построению структуры папок могут быть разными, например: Подходы к построению структуры папок могут быть разными, например: в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба); по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.); по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные).
Права устанавливаются на папки. Права устанавливаются на папки. Для пользователей и групп. Права вложенных папок наследуются.
Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами: Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами: перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop), импортировать каталоги, импортировать файлы, создать новый файл с выбором варианта Из файла или Со сканера.
Перетаскивание файлов или каталогов мышкой из файловой системы в папку «1С:Документооборота 8». Перетаскивание файлов или каталогов мышкой из файловой системы в папку «1С:Документооборота 8».
Команда Импорт каталога… контекстного меню папки «1С:Документооборота 8». Команда Импорт каталога… контекстного меню папки «1С:Документооборота 8».
Команда Импорт файлов… контекстного меню папки «1С:Документооборота 8». Команда Импорт файлов… контекстного меню папки «1С:Документооборота 8».
Просмотреть: Просмотреть: Открывает файл для просмотра. Редактировать: Помечает файл в информационной базе как занятый пользователем и открывает его для редактирования. Закончить редактирование: Если файл ранее был занят пользователем для редактирования, то сохраняет измененный файл в информационной базе и снимает с него пометку занятости. Занять: Помечает файл как занятый пользователем. Загрузки и открытия файла при этом не происходят. Открыть каталог файла: Открывает каталог на локальном компьютере, в котором сохранен файл, полученный из информационной базы для просмотра или редактирования.
Команда Редактировать (F4) блокирует файл в информационной базе и открывает его соответствующим приложением для внесения изменений. Команда Редактировать (F4) блокирует файл в информационной базе и открывает его соответствующим приложением для внесения изменений. Файлы, занятые текущим пользователем, отображаются в списке файлов информационной базы зеленым цветом. Занятые другими пользователями – серым цветом. При попытке редактировать файл, занятый другим пользователем, будет выдано сообщение.
Автоматически сохраняются при загрузке измененных файлов на сервер: Автоматически сохраняются при загрузке измененных файлов на сервер: команда Закончить редактирование, команда Сохранить изменения. Всегда можно установить авторство и дату создания версии. Каждая версия имеет краткое описание внесенных в нее изменений. Поддерживается сравнение версий для файлов форматов txt, html, rtf, odt, doc: OpenOffice.org Writer, Microsoft Office Word.
Напоминание о занятых файлах автоматически показывается при завершении работы с программой. Напоминание о занятых файлах автоматически показывается при завершении работы с программой.
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
Справочник Внутренние документы предназначен для хранения внутренних организационно-распорядительных и информационно-справочных документов официального характера: Справочник Внутренние документы предназначен для хранения внутренних организационно-распорядительных и информационно-справочных документов официального характера: приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и другие виды документов.
Все внутренние документы хранятся в структуре папок, которая служит для упорядочивания документов и ограничения доступа к ним. Все внутренние документы хранятся в структуре папок, которая служит для упорядочивания документов и ограничения доступа к ним. Структуру папок удобно создавать в соответствии с организационной структурой вашей организации или по видам документов.
Состояние документа устанавливается вручную или автоматически бизнес-процессами: Состояние документа устанавливается вручную или автоматически бизнес-процессами: Можно запретить изменять состояния документов вручную.
Доступ к внутренним документам ограничивается: Доступ к внутренним документам ограничивается: по папкам (аналогично папкам файлов), по видам документов. Ограничение доступа по видам документов: позволяет ограничить права доступа так, чтобы определенные пользователи могли работать только с определенными видами документов, настраивается через группы доступа пользователей.
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
Загрузка входящих или внутренних документов. Загрузка входящих или внутренних документов. Автоматическая привязка к корреспонденту по адресу почты. Загрузка всех вложенных файлов.
Отправка любых файлов и документов. Отправка любых файлов и документов. При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
Принципы учета входящих и исходящих документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике. Предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц.
Обычная схема обработки входящего документа: Обычная схема обработки входящего документа: Первичная регистрация входящего документа. Рассмотрение. Исполнение. Создание исходящего документа. Согласование исходящего документа. Утверждение исходящего документа. Регистрация исходящего документа.
Команда Исполнение меню Создать на основании. Команда Исполнение меню Создать на основании.
Входящие и исходящие автоматически связываются в цепочки. Входящие и исходящие автоматически связываются в цепочки. История всей переписки открывается из карточки корреспондента, входящего или исходящего документа.
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
Номенклатура дел, Номенклатура дел, Дела (тома), Журналы передачи и т. д.
Номенклатура дел: Номенклатура дел: Утвержденный руководителем организации перечень дел хранения документов с указанием индекса, категории, срока хранения, перечня номеров статей, отметки ЭПК. Справочник номенклатуры дел ведется ответственным за НСИ. Предусмотрена печать номенклатуры дел для установки на печатный документ подписи руководителя и печати организации. Предусмотрен автоматический перенос номенклатуры дел на следующий год.
Перечень дел соответствует утвержденной номенклатуре дел. Перечень дел соответствует утвержденной номенклатуре дел. Ведется ответственным за делопроизводство. Предусмотрены все необходимые печатные формы.
Содержит сведения о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам и о возврате переданных документов. Содержит сведения о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам и о возврате переданных документов. Ведется ответственным за делопроизводство. Журнал передачи доступен из карточки входящего, исходящего или внутреннего документа. Предусмотрена печать отчета о документах, находящихся у сотрудников.
Печатные формы Печатные формы
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
Вид – важное свойство документа, которое определяет: Вид – важное свойство документа, которое определяет: правила регистрации, маршрут исполнения, права доступа.
Ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. Ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. Вид документа определяет: нормативный срок исполнения документа, маршруты обработки документов, правила формирования регистрационного номера.
Настраиваются по ходу работы: Настраиваются по ходу работы: Ответственным за НСИ, Администратором. Индивидуальная настройка дополнительных свойств: Для каждого типа документов: Входящие, Исходящие или Внутренние. Для каждого вида документов (в контексте типа документов): Письма, Жалобы, Предложения…
Для внутренних документов вида «Информационно-справочный» добавлены свойства – «Особые отметки» (строка) и «Актуален» (булево). Для внутренних документов вида «Информационно-справочный» добавлены свойства – «Особые отметки» (строка) и «Актуален» (булево).
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем. Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем. Ознакомление – ознакомление одного или нескольких сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом или файлом. Поручение – выдача поручения одному сотруднику. Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего документа ответственным лицом. Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем. Согласование – циклическое согласование исходящего, внутреннего документа или файла одним или несколькими сотрудниками. Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего документа ответственным лицом.
Создаются: Создаются: При помощи меню «Создать на основании» в списках или карточках внутренних, входящих, исходящих документов и файлов. При помощи команд панели действий раздела «Задачи и бизнес-процессы».
В разделе «Задачи и бизнес-процессы» предусмотрен отдельный список для каждого вида бизнес-процессов. В разделе «Задачи и бизнес-процессы» предусмотрен отдельный список для каждого вида бизнес-процессов. Например, список согласований.
Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения. Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения. Может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.
Для каждой задачи каждого вида бизнес-процессов предусмотрена отдельная карточка, состоящая из: Для каждой задачи каждого вида бизнес-процессов предусмотрена отдельная карточка, состоящая из: общей шапки (автор, исполнитель, срок и т. д.), содержательной части с гиперссылкой на предмет задачи, кнопки исполнения.
Список «Мои задачи» на рабочем столе и в разделе «Задачи и бизнес-процессы». Список «Мои задачи» на рабочем столе и в разделе «Задачи и бизнес-процессы». Уведомление о новых задачах по электронной почте.
Список «Все задачи» показывает все задачи всех бизнес-процессов с учетом прав доступа. Список «Все задачи» показывает все задачи всех бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Для каждого вида бизнес-процессов можно настроить шаблоны. Для каждого вида бизнес-процессов можно настроить шаблоны. Шаблоны используются при создании новых бизнес-процессов: автоматически, если шаблон привязан к виду документа; для выбора шаблона пользователем вручную. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как: маршрутизация, сроки, важность, наименование, описание и другие.
Для настройки маршрутизации могут использоваться: Для настройки маршрутизации могут использоваться: Пользователи, Роли исполнителей, Автоподстановки: Все руководители автора бизнес-процесса, Все подчиненные автора бизнес-процесса, Непосредственный руководитель автора документа, Все руководители автора документа.
В карточке вида документа указывается перечень связанных с ним шаблонов. В карточке вида документа указывается перечень связанных с ним шаблонов. Этот перечень автоматически используется при создании новых бизнес-процессов на основании документов этого вида.
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
Назначение отчетов: Назначение отчетов: Представление итоговой информации руководству, Анализ данных, Оперативный контроль, Печать официальных документов. Состав отчетов: Внутренние документы, Входящие документы, Динамика файлов, Документооборот по корреспондентам, Документы в делах (томах), Журнал передачи, Задачи, Затраты времени, Исполнения, Исходящие документы, Бизнес-процессы, Согласования, Сводка по видам документов, Справка об исполнительской дисциплине, Справка об объеме документооборота, Файлы и другие отчеты. Большинство отчетов представлены в нескольких вариантах. Примеры отчетов приводятся далее…
Вариант – «Документы, находящиеся у исполнителей». Вариант – «Документы, находящиеся у исполнителей».
Вариант – «Статистика по видам». Вариант – «Статистика по видам».
Вариант – «Текущие задачи». Вариант – «Текущие задачи».
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
Хронометраж времени работы над каждой задачей. Хронометраж времени работы над каждой задачей. Автоматическое добавление записей в ежедневный отчет при выполнении задач. Привязка видов задач к видам затрат рабочего времени.
По отдельным сотрудникам, по подразделениям, по организации в целом. По отдельным сотрудникам, по подразделениям, по организации в целом.
Для директора – оценить, на что уходит время и деньги, например: Для директора – оценить, на что уходит время и деньги, например: На совещания тратится до 50 % времени сотрудников. Это можно перевести в деньги, сопоставив расход времени с фондом заработной платы в конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом», «1С:Зарплата бюджетных учреждений». Для линейного руководителя – оценить загрузку сотрудников, например: Иванов больше половины времени тратит на разбор почты. Петров всю неделю занимался «перспективными исследованиями».
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
Настраиваются по папкам файлов. Настраиваются по папкам файлов. Можно установить разрешающие и запрещающие права. Указываются права для пользователей и групп. С учетом наследования прав родительской папки. Могут настраиваться администратором или пользователем, имеющим право управления правами.
Настраиваются по папкам и видам внутренних документов. Настраиваются по папкам и видам внутренних документов. Для папки внутренних документов: Можно установить разрешающие и запрещающие права. Указываются права для пользователей и групп. С учетом наследования прав родительской папки. Могут настраиваться администратором или пользователем, имеющим право управления правами. Аналогично папкам файлов. Для вида внутренних документов: Права настраиваются через группы доступа. Как для пользователей, так и для групп пользователей. Права доступа к внутренним документам передаются присоединенным файлам и их версиям.
Группе доступа «Пользователь», в которую входят все пользователи, запрещен доступ к внутренним документам вида «Бухгалтерский отчет» и «Трудовой договор». Группе доступа «Пользователь», в которую входят все пользователи, запрещен доступ к внутренним документам вида «Бухгалтерский отчет» и «Трудовой договор».
Настраиваются через группы доступа в разрезе реквизитов документов: Настраиваются через группы доступа в разрезе реквизитов документов: Вид документа, Гриф доступа, Корреспондент (группа доступа корреспондентов). Указываются как для пользователей, так и для групп пользователей. Входящие и исходящие документы передают права доступа присоединенным к ним файлам и их версиям.
Правами доступа к бизнес-процессам и задачам обладают: Правами доступа к бизнес-процессам и задачам обладают: автор бизнес-процесса (задачи), все участники бизнес-процесса (только чтение), исполнитель задачи (изменение своей задачи), линейные руководители участников бизнес-процессов (только чтение). Роль «Контроль задач и бизнес-процессов» имеет полные права на все бизнес-процессы и задачи.
Рядовые сотрудники могут работать только со своими отчетами. Руководитель подразделения имеет право просмотра всех ежедневных отчетов сотрудников своего подразделения. Роль «Контроль ежедневных отчетов» дает полные права на все ежедневные отчеты всех сотрудников.
Доступ к другим данным ограничивается, в зависимости от данных и ролей пользователей: по группам доступа корреспондентов, группам доступа физических лиц, видам документов, папкам файлов и документов, грифам.
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
Как по реквизитам, так и по содержимому файлов. Как по реквизитам, так и по содержимому файлов. С учетом морфологии: Русской, английской и украинской. Поиск похожих слов. Выполняется моментально. Ищет по всем данным: Входящие, исходящие, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д. Всегда под рукой: Команда Поиск или Ctrl + Shift + F в каждом разделе.
«1С:Документооборот 8» «1С:Документооборот 8»
ООО НПЦ «Меркурий» выполняет комплекс обследовательских, проектных и строительно-монтажных работ по восстановлению и усилению строительных конструкций, реконструкции, капитальному ремонту и строительству зданий и сооружений гражданского и промышленного назначения в Саратовской области. ООО НПЦ «Меркурий» выполняет комплекс обследовательских, проектных и строительно-монтажных работ по восстановлению и усилению строительных конструкций, реконструкции, капитальному ремонту и строительству зданий и сооружений гражданского и промышленного назначения в Саратовской области.
Федоров О. П. (директор), Федоров О. П. (директор), Фролова Е. М. (секретарь), Великанова Л. А. (ответственная за НСИ), Воронцова О. М. (руководитель отдела персонала), Зеленец Н. В. (руководитель отдела бухгалтерии), Петров И. С. (руководитель проектного бюро), Белугин М. А. (руководитель отдела производства), Николаев Д. А. (руководитель отдела снабжения), Смирнов В. Д. (руководитель производственно-технического отдела), Мамонтов В. А. (руководитель строительного участка № 1), Мишин С. А. (руководитель юридического отдела).
Рабочие материалы хранятся в справочнике файлов: Рабочие материалы хранятся в справочнике файлов: При этом каждому подразделению создана своя папка, права на управление прав назначены руководителям подразделений. Для некоторых сотрудников по их просьбе были сделаны личные папки для работы с файлами. Папка «Библиотека» содержит различную справочную информацию, полученную из открытых источников. Настроена и используется номенклатура дел. Настроены виды работ, ведется учет времени. Настроены и привязаны к видам документов шаблоны бизнес-процессов.
В информационной базе показана работа с входящими и исходящими документами по проектам: В информационной базе показана работа с входящими и исходящими документами по проектам: ЗАО «Клауст» – реконструкция холодного склада завода (директор Сергеев О.П.). ООО «Сентинель» – реконструкция здания торгово-развлекательного центра. ОАО «Плазма» – капитальный ремонт административного здания. УВО при УВД Самарской области – строительство административного здания (ул. Воропаева, д. 12). ОАО «Саратовский мясокомбинат» – гидроизоляция стен и сооружений насосной станции.
