Презентация на тему: Microsoft Word

Microsoft Word Текстовый процессор Microsoft Word предназначен для ведения текстовой документации предприятия, оформления отчетов, оригинал-макетов книг для типографского издания, рекламных листков.

Рабочее окно Word

Пример текстового документа

Создание простых текстовых документов Форматирование страницы. Форматирование абзаца. Форматирование текста. Создание и вставка автотекста. Создание и вставка рисунков и таблиц. Проверка правописания и грамматики.

Форматирование страницы [Файл] – [Параметры страницы] Устанавливаем параметры страницы: поля, колонтитулы и др.

Форматирование абзацев [Формат] – [Абзац] Устанавливаем межстрочный интервал, отступ в начале абзаца и другие атрибуты

Форматирование текстовых символов Помечаем фрагмент текста [Формат] - [Шрифт] Устанавливаем размер, вид, стиль, цвет, эффекты и т. д.

Создание элемента автотекста Помечаем фрагмент текста [Вставка] - [Автотекст] - [Создать]. – {имя автотекста}

Использование автотекста Устанавливаем курсор в место ввода Вводим имя элемента автотекста. <F3>

Вставка рисунков В текстовый документ можно вставить рисунок из графического файла формата bmp, jpg, gif или из буфера обмена

Вставка рисунков Устанавливаем курсор в место вставки. [Вставка] - [Рисунок] - [Из файла…] .

Вставка рисунков из файла Устанавливаем курсор в место вставки. [Вставка] – [Рисунок] – [Из файла] .

Редактирование формата рисунков Пометить графический объект; Вызвать контекстное меню щелчком правой кнопки мыши; Выбрать пункт “Формат объекта” в контекстном меню.

Основные операции редактирования формата рисунков Настраивается: размер объекта; способ обтекания рисунка текстом; вид выравнивания (влево, вправо, по центру); яркость и контрастность рисунка.

Редактирование способа обтекания, яркости и контрастности При выборе способа обтекания «позади текста" рисунок будет наложен на текст. Способ " позади текста " может быть использован, например, при создании документа "с водяными знаками". Для этого, используя имеющиеся регулировки яркости и контрастности, цвет графического изображения или текста, которые представляют "водяные знаки", нужно взять существенно менее насыщенным, чем цвет основного текста.

Проверка правописания и грамматики [Сервис] – [Правописание]

Пример шаблона текстового документа

Создание шаблонов текстовых документов

Создание документа на основе шаблона

Подготовка и редактирование сложных многостраничных документов. 1.   Автонумерация страниц. 2. Введение и оформление колонтитулов. 3. Маркировка и нумерация абзацев. 4.   Обрамление и заливка абзацев. 5.  Формирование сносок. 6.   Оформление заголовков. 7.   Автоформирование оглавления. 8.   Нумерация рисунков и таблиц. 9. Создание списка рисунков и таблиц. 10. Создание предметного указателя. 11.   Редактирование структуры документа.

Автонумерация страниц [Вставка] - [Номера страниц…] Устанавливаем расположение и формат номера страницы

Оформление колонтитулов. [Вид] - [Колонтитулы]. Вводим в окно колонтитула текст, автотекст, дату или название заголовка текущего раздела

Маркировка и нумерация абзацев Помечаем абзац [Формат] - [Список] Из меню выбираем формат маркировки или нумерации

Обрамление и заливка абзацев Помечаем абзац [Формат] - [Границы и заливка] Устанавливаем параметры обрамления и заливки

Оформление заголовков Помечаем заголовок Выбираем стиль заголовка: Заголовок1, Заголовок 2 и т. д ....

Автоформирование оглавления [Вставка]–[Ссылка…] -[Оглавление и указатели…] Устанавливаем формат оглавления и количество уровней заголовков

Формирование сносок [Вставка] - [Ссылка] - [Сноска…] Устанавливаем вид сноски Вводим текст сноски

Пример сноски

Создание предметных указателей Помечаем слово в тексте [Вставка] – [Ссылка…] - [Оглавление и указатели…] - [Указатели] Устанавливаем атрибуты [Вставка] - [Ссылка…] ] - [Оглавление и указатели…] - [Ok]

Нумерация рисунков и таблиц Устанавливаем курсор под рисунком (таблицей) [Вставка] – [Ссылка…] - [Название…] – [OK]

Создание списка рисунков и таблиц [Вставка] – [Ссылка] – [Оглавления и указатели] – [Список иллюстраций] – [OK]

Редактирование структуры документа Редактирование структуры позволяет: Изменять уровни заголовков; Перемещать разделы простой буксировкой заголовков Для перехода в режим структуры: View/Outline

Редактирование структуры документа

Создание таблиц с вычисляемыми полями

Создание вычисляемой клетки Для создания вычисляемой клетки: а) пометить клетку; б) [Таблица] - [Формула…]; в) в окне ввода на панели “Формула” стереть формулу, предлагаемую по умолчанию, и ввести требуемую.

Создание таблиц с полями со списком

Создание таблиц с полями со списком

Создание списка [Вид] - [Панели инструментов] - [Формы] - [Свойства]; Ввести элементы списка в окно «Параметры поля со списком»; Клетки, форма которой - поле со списком, нужно выделить затенением: [Вид] - [Панели инструментов] - [Формы] - [Затенение полей формы]. Защитить остальные клетки таблицы от ввода: [Вид] - [Панели инструментов] - [Формы] - [Защита формы].

Создание серии документов Ответственному квартиросъемщику квартиры № «Номер_квартиры». Уважаемый товарищ «Обращение»! Напоминаем Вам, что срок уплаты за «Услуга» истек. Просим срочно произвести оплату. Председатель ЖСК 1234 Козлов К.К.

Создание серии документов Для создания документов путем слияния нужно создать файл основного документа (например, письмо) и файл-источник данных (например, с реквизитами адресатов).

Создание таблицы – источника данных а) [Сервис] – [Письма и рассылки] – [Слияние]; б) [Открытие документа] – [Создание списка получателей] – [Создание списка] – [Создать…]; в) во всплывающей панели " Новый список адресов" выбрать «Настройка…»; г) во всплывающей панели " Настройка списка адресов" (рис.14) выбрать нужные поля из предлагаемых и добавить недостающие, после чего щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке “OK”

Создание файла основного документа

Ввод полей слияния в основной документ а) вызвать меню «Слияние»: [Вид] – [Панели инструментов] – [Слияние]; б) устанавливать последовательно курсор в позиции слияния (в те места документа, которые должны заполняться данными из файла-источника данных); в) выбирать пункт “Вставить поля слияния” из меню “Слияние” и в подменю этого меню соответствующий пункт.

Microsoft Word Создание прикладных документов

Прикладные документы Рекламные листки; Специальные табличные документы; Серии однотипных документов (извещений, писем,приглашений и др.).

Рекламные листки Рекламный листок должен иметь яркий красочный вид, создаваться с использованием сочетания разнообразных текстовых и графических элементов, многоколоночного форматирования, занимать ровно одну или две страницы.

Создание многоколоночного текста Для форматирования страницы под многоколоночный текст: [Формат] – [Колонки…]; Задать количество колонок. Для перехода от одноколоночного текста к многоколоночному: [Вставка] – [Разрыв] – [Новый раздел на текущей странице].

Редактирование многоколоночного текста Для изменения форматирования фрагмента страницы под многоколоночный текст: Пометить фрагмент текста [Формат] – [Колонки]; Задать количество колонок.

Создание простой таблицы Для создания простой таблицы: [Таблица] – [Вставить] – [Таблица]; Задать количество колонок и строк, способ автоподгонки ширины клеток и таблицы в целом и автоформат.

Создание и заполнение сложной таблицы Сложная таблица получается из простой путем разбиения и объединения клеток. Для разбиения: Пометить клетку таблицы; [Таблица] – [Разбить ячейки…]. Задать количество столбцов и строк, на которые нужно разделить клетку. Для объединения: Пометить клетки таблицы. [Таблица] – [Объединить ячейки].

Пример сложной таблицы

Создание таблиц с вычисляемыми полями В клетки таблицы, создаваемой средствами Word можно вводить текст, цифровые данные и формулы. Для ввода формулы: Пометить клетку; [Таблица] – [Формула…] – {ввести формулу}; Формула может содержать числовые значения, знаки математических операций, ссылки на клетки таблицы (например =D2*E2)

Пример таблицы с формулами

Пример табличного документа с вычисляемыми полями

Создание таблиц с полями со списком В клетки таблицы могут быть вставлены списки, например, с адресами и банковскими реквизитами нескольких поставщиков или получателей продукции. В этом случае для подготовки и печати серии однотипных табличных документов, отличающихся содержимым только одной клетки, требуется единственный исходный документ с полем со списком.

Пример таблицы с полями со списком

Техника создания полей со списком в таблицах Пометить клетку; [Вид] – [Панели инструментов] - [Формы] – [Поле со списком] – {задать текст, который будет отображаться по умолчанию}; [Параметры поля формы]; Ввести элементы списка; Выделить затенением клетку с полем со списком: [Затенение полей формы]; Защитить остальные клетки от ввода: [Защита формы] .

Техника создания полей со списком в таблицах

Дополнительные возможности при создании полей со списком Можно создать текст справки, который будет появляться в строке состояния или вызываться клавишей <F1> при обращении к полю со списком. Для этого после создания списка: [Текст справки…] – {Текст справки}; Выбрать способ вызова справки – в строке состояния или «по <F1>»

Дополнительные возможности при создании полей со списком

Создание серии документов с использованием полей слияния Этот способ создания документов используется, если требуется создавать однотипные текстовые документы, отличающиеся только несколькими элементами (например, адресами и ФИО получателей). Для создания серии таких документов создается два текстовых файла: Основной документ с «полями слияния»; Таблица с адресами и ФИО получателей

Пример основного документа с полями слияния Ответственному квартиросъемщику квартиры №«Номер_квартиры». Уважаемый товарищ «Обращение»! Напоминаем Вам, что срок уплаты за «Услуга» истек. Просим срочно произвести оплату. Председатель ЖСК 1234 Козлов К.К.

Пример таблицы с перечнем полей слияния

Создание таблицы – источника данных [Сервис] – [Письма и рассылки] – [Слияние…]; [Открытие документа] – [Выбор получателей] – [Создание списка] – [Создать…]; во всплывающей панели " Новый список адресов " выбрать «Настройка…»; во всплывающей панели " Настройка списка адресов" выбрать нужные поля из предлагаемых и добавить недостающие, после чего щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке “OK”. в окнах всплывающей панели «Новый список адресов» заполнить поля источника данных. Сохранить таблицу в файле.

Создание таблицы – источника данных

Создание таблицы – источника данных

Создание основного документа с полями слияния Создать текст документа, пропуская позиции, которые должны заполняться из файла-источника данных; [Сервис] – [Письма и рассылки] – [Слияние] – [Создание письма].

Ввод полей слияния в основной документ

Слияние документов